Comment valider les heures travaillées depuis le planning ?

Comment valider ou corriger les heures d'un shift ?

Rendez-vous dans le planning publié :

Cliquez sur le shift à valider.
Vérifiez les heures effectuées par le salarié — elles peuvent avoir été déclarées ou pointées par le salarié si l'option est activée dans la configuration.
Corrigez si besoin les horaires réalisés, les pauses et repas, ou l'étiquette du shift.
Ajoutez un commentaire (facultatif).
Cochez Retenue sur salaire si vous souhaitez retirer le retard de la paie (facultatif).
Cliquez sur Valider.

💡 La journée doit être passée pour pouvoir valider les shifts et un shift ne peut pas être validé si le planning n'a pas encore été publié.

Comment valider plusieurs shifts simultanément ?

Rendez-vous dans le planning publié :

Cochez la case à côté du nom d'un salarié pour sélectionner tous ses shifts.
Cochez la case en bas à droite d'une journée pour sélectionner tous les shifts de la journée.
Sélectionnez plusieurs journées pour couvrir toute la semaine.
Décochez les shifts à exclure si besoin.
Cliquez sur Valider.

Comment interpréter les codes couleur des shifts ?

Le code couleur du shift reflète son état de validation et l'écart entre ce qui avait été planifié et ce qui a été fait :

Apparence du shift	Signification	Action recommandée
Fond clair + ☑️ en bas à droite	Heures validées par le manager. Si un écart existe entre le planifié et le réel, il est affiché à droite.	Aucune action requise.
Fond foncé sans ☑️	Heures déclarées par le salarié, avec un écart par rapport au planifié — elles ne sont pas encore validées.	Vérifiez les heures déclarées, modifiez si besoin, puis validez.
Fond foncé + ☑️ en bas à droite	Heures déclarées par le salarié et validées par le manager, avec écart entre planifié et réel.	Vérifiez l'écart et corrigez si nécessaire avant l'export de paie.
Fond clair, sans ☑️	Shift débuté ou terminé — elles ne sont pas encore validées.	Vérifiez les heures effectuées, modifiez si besoin, puis validez.
Sans fond	Shift non encore débuté.	Pas de validation possible tant que le shift n'a pas eu lieu.

💡 Si une retenue sur salaire est appliquée lorsqu’il y a un écart entre le planifié et le réel, cette icône est visible sur le shift :

Comment interpréter les pictogrammes de pointage des salariés ?

L'icône shift non planifié indique que le salarié a pointé un shift qui n'était pas prévu au planning.

L'icône heures déclarées indique que le salarié a saisi ses heures réelles sur le shift.

Quels sont les impacts de la validation sur la paie ?

La validation des heures réelles a un impact direct sur plusieurs éléments de paie.

Impact sur les compteurs d'heures :

Les heures validées alimentent le total d'heures travaillées ainsi que les heures supplémentaires, complémentaires ou manquantes. Celles-ci sont calculées à la semaine et constatées le dimanche soir.
Seules les heures validées par le manager, le directeur ou l'administrateur font foi.

Impact sur l'export de paie :

Une fois les shifts validés, les heures prises en compte dans votre rapport de paie sont déterminées selon l'ordre de priorité suivant :

Situation	Heures retenues pour la paie
Shift validé	La validation du manager/directeur/admin prévaut.
Shift non validé	Les heures déclarées ou pointées par le salarié sont retenues (selon la configuration de la pointeuse).
Aucun pointage ni déclaration	Les heures planifiées sont utilisées.

Valider avec ou sans écart — différence pour la fiche de paie :

L’écart entre le planifié et le réel est visible dans l’encadré noir à droite des horaires du shift :

Lors de la validation des heures, vous pouvez choisir de déduire ou non le retard du salaire ou d’indiquer une absence injustifiée avec retenue ou non sur salaire dans le cas d’un départ anticipé.

Vous pouvez consulter l’article : Comment renseigner un départ anticipé ?

Les écarts sont pris en compte dans votre rapport de paie, ainsi que les déductions de salaire, si elles ont été appliquées.

💡 Pour accéder à l'export de paie une fois vos heures validées, consultez l'article Comment exporter ses données sur Combo ?

Pourquoi est-il impossible de valider un shift ?

Plusieurs situations peuvent bloquer la validation :

Planning non publié → Publiez le planning avant de tenter une validation.
Journée pas encore passée → La validation n'est possible qu'une fois le shift écoulé.
Période de paie verrouillée → La période de paie associée est clôturée. Déverrouillez la période depuis Configuration > Paie > Périodes de paie — si vous n'avez pas les accès, rapprochez-vous d'un profil Administrateur.
Droits insuffisants → Vous ne pouvez pas valider les shifts sur votre planning. Si vous n'avez pas les accès, rapprochez-vous d'un profil Administrateur.

FAQ

Je ne vois pas le bouton Valider sur le shift. Que faire ?

Vérifiez que votre rôle est Manager, Directeur, Admin, RH ou Propriétaire et que la permission de validation est activée sur votre profil. Si vous n'avez pas les accès, rapprochez-vous d'un profil Administrateur.

La période de paie est verrouillée — je ne peux pas valider. Comment débloquer la situation ?

Rendez-vous dans Configuration > Paie > Périodes de paie, sélectionnez la période concernée et déverrouillez-la. Si vous n'avez pas les accès, rapprochez-vous d'un profil Administrateur.

Mon shift se termine à 23h45 mais le salarié a fini à 00h15 — peut-il déclarer ses heures réelles ?

Oui, tout à fait. Le salarié peut déclarer des heures qui débordent sur le lendemain. Le responsable garde le dernier mot pour valider ces heures.

Un shift non validé est-il pris en compte pour la paie ?

Oui. Si le shift n'est pas validé, les heures déclarées ou pointées par le salarié sont retenues. En l'absence de déclaration ou de pointage, les heures planifiées s'appliquent.

Les heures validées apparaissent-elles dans l'export de paie ?

Oui. Dès qu'un shift est validé, les heures correspondantes sont celles prises en compte dans votre rapport de paie et alimentent le total d'heures travaillées ainsi que les heures supplémentaires, complémentaires ou manquantes.