En caso de ausencia imprevista, dispone de dos soluciones:
Reasignar el turno del empleado ausente a otro trabajador desde la planificación.
Autorizar el fichaje sin turno planificado si su establecimiento utiliza el reloj de fichaje.
Requisitos previos :
Rol requerido : Manager, Director o Admin.
Configuración previa : El empleado sustituto debe tener un contrato activo en el establecimiento correspondiente.
¿Cómo registrar la ausencia del empleado ausente?
Registre la ausencia antes o después de reasignar el turno para garantizar un seguimiento correcto de las horas y la nómina.
Diríjase a Planificación :
Haga clic en el turno del empleado ausente.
Seleccione "Registrar una ausencia" o haga clic en la fecha en la línea del empleado para crear una ausencia.
Elija el tipo de ausencia (ej.: baja por enfermedad, ausencia imprevista…).
Defina las fechas y valide.
⚠️ Si no se registra la ausencia, las horas no trabajadas del empleado ausente no quedarán reflejadas en el informe de nómina.
¿Cómo reasignar el turno desde la planificación?
Para identificar rápidamente el turno correcto cuando varios empleados tienen turnos simultáneos, filtre la vista de planificación por empleado: haga clic en el nombre del empleado ausente en la lista de la izquierda para aislar su línea y localizar su turno.
Diríjase a Planificación :
Haga clic en el turno del empleado ausente en su línea.
En el menú del turno, seleccione al sustituto en el campo colaborador.
Ajuste los horarios si es necesario.
Haga clic en Guardar.
💡 El turno reasignado se muestra en la línea del sustituto. Recuerde registrar la ausencia del empleado ausente para no dejar un vacío en el seguimiento.
¿Por qué el sustituto no aparece en la lista?
Si un empleado no aparece en el menú de selección del turno, existen dos causas posibles:
Ningún contrato activo en el establecimiento correspondiente: el empleado debe tener un contrato en vigor vinculado a ese establecimiento. Para un trabajador temporal o un empleado en varios centros, verifique que haya un contrato configurado en el establecimiento dentro de su perfil.
El empleado está oculto en la planificación: verifique que no esté oculto en los ajustes de planificación.
Diríjase a Empleados > Perfil del empleado > Contratos para verificar y vincular el establecimiento correcto si es necesario.
¿Cómo autorizar el fichaje sin turno planificado?
Si su establecimiento utiliza el reloj de fichaje, un empleado puede fichar incluso sin turno asignado de antemano — ideal para sustituciones de última hora.
Diríjase a Configuración > Reloj de fichaje > Configuración :
Active la opción "Autorizar a los empleados sin turno a fichar".
El empleado sustituto puede entonces fichar directamente desde la tableta, sin turno creado previamente.
💡 Si su establecimiento no utiliza reloj de fichaje, esta opción no está disponible. En ese caso, solo es posible la reasignación de turno desde la planificación.
¿Qué impactos tiene una sustitución en los recursos humanos?
El turno reasignado cuenta para el sustituto, no para el ausente. Las horas se añaden a su contador semanal y pueden generar horas extra si su total supera la duración contractual.
El ausente no genera ninguna hora trabajada en ese turno — su ausencia debe registrarse por separado para que la nómina sea correcta.
En caso de fichaje sin turno planificado, los registros aparecen en el informe de actividad y en la validación de diferencias una vez finalizado el turno.
¿Cómo se notifica al sustituto?
Cuando la planificación está publicada:
Si reasigna un turno existente, el sustituto recibe una notificación (email y notificación móvil) si la opción "Avisar al usuario" está activada en el momento de guardar.
Si crea un nuevo turno para el sustituto en una planificación publicada, se le envía una notificación automáticamente.
En caso de fichaje sin turno planificado, no se envía ninguna notificación previa — avise al empleado directamente por teléfono o mensajería.
⚠️ Si la planificación no está publicada en el momento de la reasignación, no se envía ninguna notificación automática. Publique la planificación tras la modificación para activar la notificación.
FAQ
El sustituto es un trabajador temporal — ¿cómo añadirlo?
El sustituto es un trabajador temporal — ¿cómo añadirlo?
Cree un perfil de empleado para el trabajador temporal con un contrato activo vinculado al establecimiento correspondiente. Aparecerá entonces en la lista de selección del turno.
¿Puedo reasignar un turno sin notificar al sustituto?
¿Puedo reasignar un turno sin notificar al sustituto?
Sí. En el momento de guardar la modificación, desactive la opción "Avisar al usuario" para no enviar ninguna notificación.
¿El fichaje sin turno crea varios turnos si el empleado ficha varias veces?
¿El fichaje sin turno crea varios turnos si el empleado ficha varias veces?
Sí. Cada secuencia fichar/desfichar genera un turno distinto en el día.
¿Debe el empleado ausente validar su ausencia él mismo?
¿Debe el empleado ausente validar su ausencia él mismo?
No. Un Manager, Director o Admin puede registrar la ausencia directamente desde la planificación, sin necesidad de ninguna acción por parte del empleado.
¿Qué hacer si el sustituto ya tiene un turno en el mismo horario?
¿Qué hacer si el sustituto ya tiene un turno en el mismo horario?
Combo mostrará un conflicto de planificación. Verifique la disponibilidad del empleado antes de reasignar, o elija otro sustituto disponible.