Comment activer les soldes prévisionnels de vos équipes ?
Première étape essentielle, activer vos compteurs de congés payés ! Si vous ne l’avez pas encore fait, vous pouvez vous rattraper ici 👈
Sinon, on continue !
Par défaut, seuls les admins et le propriétaire du compte ont accès au tableau des compteurs de congés payés. Il est possible de donner accès aux directeurs et managers également. Même si vous ne leur donnez pas cet accès, ils pourront quand même voir les soldes prévisionnels des congés payés en traitant les demandes de leurs équipes !
RDV dans Configuration > Préférences > Gestion du personnel pour activer leurs accès :
Comment ça marche concrètement ?
Vous retrouvez les soldes prévisionnels au moment de traiter la demande de congé payé de votre salarié, depuis Demandes d'absence > Demandes à traiter :
Voyons en détail les différents chiffres du tableau prévisionnel qui s’ouvre :
Solde à date : C’est le compteur de CP de votre salarié au moment où vous consultez sa demande
Solde avant prise : C’est le solde du compteur le jour avant le début du congé
Nombre de jours : On vous indique le nombre de jours qui seront décomptés de son solde, si vous acceptez la demande
Solde après prise : C’est le solde du compteur le lendemain de la fin du congé
À savoir :
Tous ces chiffres sont dynamiques et évoluent selon ce qui est modifié, supprimé, ajouté sur le planning ou selon la date à laquelle on les regarde !
Si la demande chevauche 2 périodes d'acquisition (ex : du 28 mai au 4 juin 2023), alors on comptabilise l’arrondi dû au changement de période dans le solde après prise. 👍
Ce tableau prend en compte uniquement les congés payés prévus et validés avant la date de début du congé payé. On ne compte pas une absence déjà validée dans le futur par rapport à la demande qu’on traite actuellement.
Par exemple, si votre salarié a demandé un congé du 24 au 30 juillet 2023 et du 1er au 5 août 2023 ; on vous conseille bien de les traiter chronologiquement. Si vous traitez août avant juillet, alors voilà ce qui s’affichera pour juillet :
Besoin d’exemples ?
La théorie, c’est fait, maintenant on le voit en pratique ?
📝 Imaginons, vous fonctionnez en jours ouvrés (5 jours) et nous sommes le 15 juin.
Violette vous a fait une demande de CP du lundi 24 juillet au dimanche 30 juillet.
Le solde à date (du jour où vous regardez la demande) de Violette est actuellement de 7 jours.
Pour le solde avant prise, on ajoute au solde à date de Violette les acquisitions jusqu’au premier jour de l’absence. Entre le 15 juin et le 24 juillet, Violette acquiert 2,08 jours en plus. On a donc 7 + 2,08 = 9,08 jours.
Dans le cas où vous acceptez l’absence, il lui sera retiré 5 jours de congé.
Pour le solde après prise, on soustrait au solde avant prise le nombre de jours de congés. Ici 9,08 - 5 = 4,08 jours.
Un second exemple pour la forme ? Votre établissement fonctionne en jours ouvrés (5 jours) et nous sommes le 15 juin.
Colette vous a fait une demande de CP du lundi 24 juillet au dimanche 6 août, soit 10 jours décomptés.
Le solde à date (du jour où vous regardez la demande) de Colette est de 7 jours. Son solde avant prise est de 9,08 jours car on prend en compte son acquisition de juin (2,08 jours). L’acquisition de juillet n’est pas comptabilisée car le congé débute avant la nuit du 31 juillet au 1er août. Elle sera comptée dans le calcul du solde après prise par contre.
Pour le solde après prise, on retrouve donc (9,08 + 2,08) - 10 = 1,88 jours.
Et voilà, maintenant vous savez tout sur nos compteurs de congés payés prévisionnels et prêts à partir en vacances ! 🌴