Dans cet article découvrez comment envoyer chaque semaine les feuilles de présence pour signature à vos collaborateurs !
L’écrit n’est pas votre fort ?
Pas de soucis, on vous explique tout en vidéo ou par écrit juste en dessous !
Comment envoyer les feuilles de présence à signer à vos employés ?
En tant qu’admin, directeur ou manager, vous pouvez envoyer les feuilles de présence à vos salariés à partir du moment où ils ont au moins un shift planifié sur la semaine.
L’envoi des feuilles de présence n’est pas modifiable a posteriori. On vous invite à bien vérifier que les heures réelles ont été validées avant envoi !
RDV dans Plannings > sélectionnez votre équipe sur une semaine passée et publiée :
Cliquez sur “Outils”
Si la semaine est passée et publiée, vous pourrez cliquer sur “Gérer la signature des feuilles de présence de cette équipe”
Sélectionnez les salariés à qui les feuilles de présence doivent être envoyées
Envoyez
Les salariés recevront directement leurs feuilles de présence au mail indiqué dans leur profil. Tant que les feuilles ne sont pas signées, elles ressortent en “Signature en attente” de votre côté.
En tant que salarié, comment signer votre feuille de présence ?
Vous avez reçu un mail à l’objet “Votre établissement vous invite à signer votre feuille de présence de la semaine du JJ/MM/YYYY” ? Vous pouvez alors vérifier et signer votre feuille de présence !
Cliquez sur “Accéder au document” dans votre mail :
Cliquez sur le bouton “Signer”
Signez manuellement ou automatiquement
Et voilà, vous pouvez récupérer votre feuille de présence directement et l’enregistrer de votre côté ! 🥳
Comment suivre les signatures de vos salariés et télécharger les feuilles de présence signées ?
Une fois que tous vos salariés ont signé leurs feuilles de présence sur la semaine, un décompte complet s’affiche ici :
C’est le signe comme quoi vous pouvez récupérer les feuilles de présence de tout le monde !
Cliquez sur “Outils”
Ouvrez la rubrique de “Signer électroniquement”
Cliquez sur l’icône de téléchargement :
Si vous voulez télécharger uniquement les feuilles de présence d’un salarié, cliquez à droite de son nom.
Si vous voulez toutes les téléchargez, cliquez en haut dans Suivi des signatures.
Retrouvez les feuilles de présence dans vos documents téléchargés et par mail.
À savoir :
Le téléchargement groupé récupère l'ensemble des feuilles de présence qu'elles soient signées ou non.
Votre salarié recevra un mail de relance par semaine pour signer sa feuille de présence jusqu’à 5 relances maximum.
Le lien permettant de signer la feuille de présence expire au bout de 6 mois.