Comment faire signer un contrat électroniquement à un salarié ?

Prérequis :

Plan requis : Combo People (fonctionnalité non disponible sur le plan Time).
Rôle requis : Administrateur ou Propriétaire (accès natif) — Directeur ou RH si la permission "Accéder à l'onglet RH hors compteurs de congés payés" est activée dans la configuration.
Format accepté : PDF uniquement depuis l'onglet RH — PDF et DOCX disponibles depuis le profil du salarié.
Taille maximale : 50 Mo par document, 150 pages maximum avec Smart Anchors.
Signataires : Uniquement des profils actifs dans Combo. Les signataires externes (personnes sans profil Combo) ne peuvent pas être ajoutés comme signataires.

Comment envoyer un document pour signature électronique ?

Rendez-vous dans RH > Documents > Signatures de documents :

Cliquez sur Nouvelle demande de signature.
Importez votre fichier (PDF uniquement, 50 Mo max).
Prévisualisez le document page par page pour vérifier son contenu.
Attribuez le document à un salarié (optionnel) — le document apparaîtra alors dans l'espace Documents de son profil.
Sélectionnez le ou les signataires parmi les profils actifs Combo.
Personnalisez l'emplacement de la signature pour chaque signataire en activant l'option correspondante, puis cliquez sur Placer la signature et positionnez la zone par glisser-déposer.
Activez les options complémentaires si nécessaire : paraphes sur chaque page, mention "Lu et approuvé", ordre de signature, relances automatiques (intervalles disponibles : 1, 2, 7 ou 14 jours).
Cliquez sur Valider pour envoyer la demande.

💡 Les signataires doivent impérativement avoir un profil actif (non archivé) dans Combo et une adresse e-mail renseignée. Les personnes externes à Combo ne peuvent pas être ajoutées comme signataires.

Comment suivre le statut d'une demande de signature ?

Rendez-vous dans RH > Documents > Signatures de documents :

Consultez la colonne Statut pour chaque document envoyé :

Statut	Signification
En attente	Un ou plusieurs signataires n'ont pas encore signé.
Signé	Tous les signataires ont signé. Le document est téléchargeable.
Expiré	La demande a expiré sans signature complète.
Échoué	L'envoi a échoué. Voir les causes ci-dessous.

Pourquoi une demande affiche-t-elle le statut "Échoué" ?

Plusieurs causes peuvent empêcher l'envoi ou bloquer la demande :

Cause	Solution
Taille du fichier dépassée (50 Mo)	Compressez le PDF et recommencez.
Format non supporté	Utilisez uniquement un fichier PDF.
150 pages max dépassées (Smart Anchors)	Réduisez le nombre de pages ou désactivez Smart Anchors.
Adresse e-mail du signataire manquante ou invalide	Vérifiez et renseignez l'adresse e-mail dans le profil du salarié.
Profil signataire archivé ou inactif	Réactivez temporairement le profil, envoyez la demande, puis réarchivez si besoin.

💡 Si le bouton Valider reste inactif lors de l'envoi, vérifiez que l'adresse e-mail de chaque signataire est bien renseignée et que tous les profils sont actifs dans Combo.

Comment relancer manuellement un signataire ?

Rendez-vous dans RH > Documents > Signatures de documents :

Cliquez sur … à droite de la demande concernée.
Sélectionnez Voir le détail.
Cliquez sur Relancer les signataires.

💡

Pour activer les relances automatiques, configurez l'intervalle (1, 2, 7 ou 14 jours) lors de la création de la demande de signature.
Les relances sont possibles uniquement si le statut est En attente.

Comment modifier un document avant que tous les signataires aient signé ?

Il n'est pas possible de modifier un document une fois la demande envoyée. Pour apporter une correction :

Cliquez sur … → Voir le détail → Annuler la demande.
Réimportez le document corrigé et créez une nouvelle demande de signature.

⚠️ Une fois tous les signataires ayant signé, la signature ne peut plus être annulée ni modifiée.

Comment télécharger un document signé et sa preuve de signature ?

Rendez-vous dans RH > Documents > Signatures de documents :

Cliquez sur … à droite du document signé.
Sélectionnez Télécharger le document signé ou Télécharger la preuve de signature.

💡

Le document n'est téléchargeable que lorsque tous les signataires ont signé.
La preuve de signature est un certificat électronique horodaté contenant l'identité de chaque signataire, son adresse IP, la date et l'heure de signature. Elle constitue une preuve légale recevable en cas de litige.
Si plusieurs signataires ont signé, les preuves sont regroupées dans un fichier ZIP.
Les Directeurs et Administrateurs peuvent télécharger les preuves de signature.

Où trouver les informations sur la signature des feuilles de présence ?

La signature électronique des feuilles de présence est une procédure distincte, accessible depuis un autre chemin.

Rendez-vous dans le planning :

Sélectionnez la semaine concernée (il faut qu’elle soit passée).
Cliquez sur Outils > Signer électroniquement.
Cochez les salariés concernés.
Cliquez sur Envoyer.

⚠️ Cette procédure est réservée aux feuilles de présence hebdomadaires (pas aux contrats ni aux documents RH). Consultez l'article dédié à la signature électronique des feuilles de présence pour plus de détails.

FAQ

Je ne vois pas le bouton "Faire signer électroniquement". Pourquoi ?

La fonctionnalité est réservée au plan Combo People. Si vous êtes sur le plan Time, elle n'est pas disponible. Si vous êtes sur le plan People, vérifiez votre rôle : il faut être Admin, Propriétaire, ou Directeur/RH avec la permission "Accéder à l'onglet RH hors compteurs de congés payés" activée.

Un signataire externe (sans profil Combo) peut-il signer un document ?

Non. Seuls les profils actifs dans Combo peuvent être ajoutés comme signataires. Les personnes externes à Combo ne peuvent pas être sélectionnées.

Un admin peut-il envoyer un document en signature à un autre admin ?

Oui, tout profil actif dans Combo avec une adresse e-mail renseignée peut être ajouté comme signataire, y compris un autre admin.

Peut-on envoyer une demande à un salarié dont le compte n'est pas encore activé ?

Oui, si l'adresse e-mail est renseignée et que le profil est actif (non archivé). En revanche, un profil archivé ou désactivé doit être réactivé temporairement avant d'être sélectionné comme signataire.

Le salarié n'a pas reçu l'e-mail de signature. Que faire ?

Vérifiez que l'adresse e-mail dans son profil Combo est correcte. Relancez manuellement via … → Voir le détail → Relancer le(s) signataire(s). Les liens de signature expirent après 48 h ; le salarié peut demander un nouveau lien depuis l'e-mail reçu.