En cas d'absence imprévue, deux solutions s'offrent à vous :
Réattribuer le shift de l'employé absent à un autre salarié depuis le planning.
Autoriser le pointage sans shift planifié si votre établissement utilise la pointeuse.
Prérequis :
Rôle requis : Manager, Directeur ou Admin.
Configuration préalable : Le planning doit être accessible et, pour la réattribution, le salarié remplaçant doit avoir un contrat actif sur l'établissement concerné.
Comment poser l'absence du salarié absent ?
Posez l'absence avant ou après la réattribution du shift pour garantir un suivi correct des heures et de la paie.
Rendez-vous dans Planning :
Cliquez sur le shift du salarié absent.
Sélectionnez "Poser une absence" ou cliquez sur la date dans la ligne du salarié pour créer une absence.
Choisissez le type d'absence (ex. : arrêt maladie, absence imprévue…).
Définissez les dates et validez.
⚠️ Si l'absence n'est pas posée, les heures manquantes du salarié absent ne seront pas tracées dans le rapport de paie.
Comment réattribuer le shift depuis le planning ?
Pour identifier rapidement le bon shift lorsque plusieurs salariés ont des shifts simultanés, filtrez la vue planning par salarié : cliquez sur le nom du salarié absent dans la liste de gauche pour isoler sa ligne et repérer son shift.
Rendez-vous dans Planning :
Cliquez sur le shift du salarié absent dans sa ligne.
Dans le menu du shift, sélectionnez le remplaçant dans le champ collaborateur.
Ajustez les horaires si nécessaire.
Cliquez sur Enregistrer.
💡 Le shift réattribué s'affiche sur la ligne du remplaçant. Pensez à poser l'absence du salarié absent pour ne pas laisser un vide dans le suivi.
Pourquoi le remplaçant n'apparaît-il pas dans la liste ?
Si un salarié n'apparaît pas dans le menu de sélection du shift, deux causes sont possibles :
Aucun contrat actif sur l'établissement concerné : le salarié doit avoir un contrat en cours rattaché à cet établissement. Pour un intérimaire ou un salarié multi-sites, vérifiez qu'un contrat est bien configuré sur l'établissement dans son profil.
Le salarié est masqué du planning : vérifiez qu'il n'est pas masqué dans les paramètres du planning.
Rendez-vous dans Employés > Profil du salarié > Contrats pour vérifier et rattacher le bon établissement si nécessaire.
Comment autoriser le pointage sans shift planifié ?
Si votre établissement utilise la pointeuse, un salarié peut pointer même sans shift assigné en amont — idéal pour les remplacements de dernière minute.
Rendez-vous dans Configuration > Pointeuse > Configuration :
Activez l'option "Autoriser les employés sans shift à pointer".
Le salarié remplaçant peut ensuite pointer directement depuis la tablette, sans shift préalablement créé.
💡 Si votre établissement n'utilise pas de pointeuse, cette option n'est pas disponible. Dans ce cas, seule la réattribution de shift depuis le planning est possible.
Quels sont les impacts RH d'un remplacement ?
Le shift réattribué compte pour le remplaçant, pas pour l'absent. Les heures s'ajoutent à son compteur hebdomadaire et peuvent générer des heures supplémentaires si son total dépasse la durée contractuelle.
L'absent ne génère aucune heure travaillée sur ce shift — son absence doit être posée séparément pour que la paie soit correcte.
En cas de pointage sans shift planifié, les émargements remontent dans le rapport d'activité et dans la validation des écarts une fois le shift terminé.
Comment le remplaçant est-il notifié ?
Lorsque le planning est publié :
Si vous réattribuez un shift existant, le remplaçant reçoit une notification (email et notification mobile) si l'option "Prévenir l'utilisateur" est activée au moment de l'enregistrement.
Si vous créez un nouveau shift pour le remplaçant sur un planning publié, une notification lui est envoyée automatiquement.
En cas de pointage sans shift planifié, aucune notification n'est envoyée en amont — prévenez le salarié directement par téléphone ou messagerie.
⚠️ Si le planning n'est pas publié au moment de la réattribution, aucune notification n'est envoyée automatiquement. Publiez le planning après modification pour déclencher la notification.
FAQ
Le remplaçant est intérimaire — comment l'ajouter ?
Le remplaçant est intérimaire — comment l'ajouter ?
Créez un profil salarié pour l'intérimaire avec un contrat actif rattaché à l'établissement concerné. Il apparaîtra ensuite dans la liste de sélection du shift.
Puis-je réattribuer un shift sans notifier le remplaçant ?
Puis-je réattribuer un shift sans notifier le remplaçant ?
Oui. Au moment d'enregistrer la modification, désactivez l'option "Prévenir l'utilisateur" pour ne pas envoyer de notification. On vous conseille toutefois de bien prévenir le salarié.
Le pointage sans shift crée-t-il plusieurs shifts si le salarié pointe plusieurs fois ?
Le pointage sans shift crée-t-il plusieurs shifts si le salarié pointe plusieurs fois ?
Oui. Chaque séquence pointer/dépointer génère un shift distinct dans la journée.
L'absent doit-il valider son absence lui-même ?
L'absent doit-il valider son absence lui-même ?
Non. Un Manager, Directeur ou Admin peut poser l'absence directement depuis le planning, sans action requise de la part du salarié.
Que faire si le remplaçant a déjà un shift sur le même créneau ?
Que faire si le remplaçant a déjà un shift sur le même créneau ?
Combo affichera un conflit de planning. Vérifiez les disponibilités du salarié avant de réattribuer, ou choisissez un autre remplaçant disponible.