Un salarié a rejoint l'entreprise en cours de mois et un autre l'a quitté. Vous savez que vous devrez déduire ces jours manquants de leur paie, oui mais comment ?
👉 Pour calculer les entrées/sorties nous regardons le nombre d'heures que le salarié aurait dû travailler sur l’intégralité de la période de paie par rapport au nombre d'heures réellement réalisées. La différence entre les deux donne la valeur de l’entrée/sortie.
👉 Illustrons les calculs avec un exemple : Julien commence son contrat en 35h à partir du mercredi 10. La période de paie s’étale du lundi 1er au mercredi 31 du mois.
1️⃣ On calcule le nombre d’heures à réaliser théoriquement :
Pour les semaines complètes (semaines comprises dans la période de paie ; incluant le dimanche, peu importe les dates de contrat du salarié) :
👉 On multiplie le temps de contrat hebdomadaire par le nombre de semaines complètes.
Pour les semaines incomplètes (semaines à cheval sur 2 périodes de paie, peu importe les dates de contrat du salarié) :
👉 On divise le temps de contrat hebdomadaire par 7 et on le multiplie par le nombre de jour inclus dans la période de paie sur cette semaine-là.
Pour Julien, les 4 premières semaines (S1 à S4) sont des semaines complètes sur la période de paie :
✏️ 35h * 4 semaines = 140h
La dernière semaine (S5) est incomplète car le 31 est un mercredi. La semaine est donc à cheval sur 2 périodes de paie. On aura uniquement 3 jours inclus dans la période de paie actuelle :
✏️ (35h / 7 jours) * 3 jours = 15h
En additionnant les 2 valeurs, on trouve le temps de travail théoriquement travaillé par Julien s’il avait été présent sur la période de paie entière :
✏️ 140h + 15h = 155h
2️⃣ On calcule le nombre d’heures réellement travaillées par le salarié :
Pour les semaines complètes (semaines comprises dans la période de paie et dans le contrat du salarié ; incluant le dimanche) :
👉 On multiplie le temps de contrat hebdomadaire par le nombre de semaines complètes. Les potentielles heures supplémentaires ressortiront dans une autre colonne du rapport.
Pour les semaines incomplètes (semaines à cheval sur deux périodes de paie ou semaines pendant lesquelles le salarié entre ou sort en cours de semaine) :
👉 On additionne toutes les informations du planning sur les jours pris en compte dans notre calcul, sans que cela puisse excéder le temps de contrat hebdomadaire : heures de travail, absences, congés.
Pour Julien, on reprend donc :
S1 : le contrat du salarié n’a pas débuté
✏️ 0h
S2 : semaine incomplète car il est entré le mercredi 10, soit en cours de semaine. On additionne donc les infos de son planning :
✏️ 7h le mercredi + 5h le jeudi + 8h le vendredi = 20h
S3 et S4 : semaines complètes. On prend le temps de contrat hebdomadaire du salarié :
✏️ 35h * 2 semaines = 70h
S5 : semaine incomplète car le 31 est un mercredi. On additionne les infos du planning :
✏️ 7h travaillées le lundi + 7h d’absence le mardi +7h travaillées le mercredi = 21h
En additionnant les valeurs, on trouve le temps de travail réalisé sur la période de paie par Julien :
✏️ 20h + 70h + 21h = 111h
3️⃣ On calcule la différence entre le théorique et le réalisé, c’est-à-dire la valeur d’entrée/sortie à déduire de sa paie:
On calcule la différence entre le temps théorique et le temps réalisé.
✏️ 155h théoriques - 111h réalisées = 44h
44h sont donc à déduire de la paie.
Facile, non ? Si jamais vous avez un doute sur le calcul, on reste bien entendu dispo pour vous aider via notre tchat en ligne (petite bulle en bas à droite de la page) !