Pour calculer le nombre d’heures à déduire de la paie du salarié qui a rejoint ou quitté votre entreprise, c’est très simple :
La valeur de l’entrée/sortie correspondra à la différence entre ce qui aurait dû être travaillé s’il avait été présent et ce qui a été réalisé.
S’il démarre son contrat en cours de semaine : on déduira la différence entre son temps de travail effectif cette semaine-là et son temps de contrat.
S’il a été absent une semaine complète due à son entrée / sortie : on déduira son temps de contrat pour cette semaine-là.
👉 Attention cas particulier : Si votre période de paie débute ou se termine en cours de semaine et que votre salarié était totalement ou partiellement absent cette semaine-là due à une entrée / sortie : afin d’obtenir le théorique de ce qui aurait dû être travaillé sur cette semaine, on divisera le temps de contrat du salarié par 7 (nombre de jours de la semaine) puis on le multipliera par le nombre de jours compris dans votre période de paie.
Exemple : si votre salarié est à 35h et que votre période de paie commence un mercredi, soit 5 jours compris dans la période de paie, le théorique sera de 25h : 35/7*5 = 25. On fera ensuite la différence entre ce théorique et ce qu’a réellement travaillé le salarié.
💡 Prenons un exemple, ça sera plus simple !
Christophe commence son contrat en 35h le jeudi 10. La période de paie s’étend du mardi 1er au jeudi 31 du mois.
S1 : La période de paie démarre le mardi. Théoriquement, Christophe aurait dû travailler 30h (temps de contrat hebdomadaire divisé par 7 puis multiplié par 6. Voir explication plus haut). On déduit 30h sur cette semaine.
S2 : Christophe démarre son contrat le jeudi 10. Théoriquement, il aurait dû travailler 35h sur la semaine. Il a réellement travaillé 25h. On retient donc 10h à déduire sur cette semaine.
S3 et S4 : Les semaines sont complètes et comprises entièrement dans le contrat de Christophe. L’employé étant déjà dans l’entreprise, cette semaine n’a pas d’impact dans le calcul de la déduction.
S5 : La période de paie termine le jeudi. L’employé étant déjà dans l’entreprise, cette semaine n’a pas d’impact dans le calcul de l’entrée / sortie.
Au total, on retrouve donc 40h à déduire dans la colonne d’entrée/sortie.
À savoir : Si un employé débute ou termine son contrat en milieu de semaine, les heures supplémentaires qu’il réalise ressortiront directement dans le rapport de paie.
Facile, non ? 🤗 Si jamais vous avez un doute sur le calcul, on reste bien entendu dispo pour vous aider via notre tchat en ligne (petite bulle en bas à droite de la page) !