Comment générer ou importer un document pour ses salariés ?

Prérequis :

Rôle requis : Manager (selon droits), Directeur, Admin ou Propriétaire.
Module : Gestion documentaire activée sur le compte

Comment générer un document depuis Combo ?

Rendez-vous dans le profil du salarié > Documents :

Cliquez sur Ajouter un document puis Générer un document.
Sélectionnez le modèle souhaité et le contrat et avenant concerné.
Choisissez le type de document.
Choisissez le format : PDF ou .docx.
Cliquez sur Générer le document.

Le document est automatiquement classé dans la fiche du salarié. Si son accès Combo est actif, il peut le consulter depuis son espace personnel.

💡

Le nom du fichier s'adapte automatiquement au modèle choisi (modifiable ensuite).
Les variables (nom, contrat, dates…) sont remplacées automatiquement par les données du salarié.
Le document est classé par typologie automatiquement (Contrats, Arrêts de travail, Documents RH etc…).
Une variable affiche un code brut (ex. {{nom_salarié}}) au lieu de la valeur attendue ? Vérifiez que le champ correspondant est bien renseigné dans le profil du salarié et dans le contrat sélectionné.
Si le problème persiste, ouvrez le modèle depuis Menu > Modèles et vérifiez que la variable est correctement insérée.
Vous ne pouvez pas générer ou modifier un document lié à un contrat ?
Vérifiez que la période de paie associée n'est pas verrouillée.
Déverrouillez-la depuis Paramètres > Périodes de paie avant de procéder.
La génération d'un contrat dans Combo ne déclenche pas automatiquement la DPAE. Vous devez réaliser cette démarche séparément auprès de l'URSSAF ou directement sur Combo, avant la prise de poste du salarié.

Comment importer un document pour un salarié ?

L'import se fait salarié par salarié. Il n'est pas possible d'importer un document pour plusieurs salariés en une seule opération depuis Combo.

Rendez-vous dans le profil du salarié > Documents :

Cliquez sur Ajouter un document puis Importer un document.
Nommez le document.
Téléversez ou glissez-déposez votre fichier (taille maximale : 15 Mo).
Choisissez le type de document.
Validez avec Importer.

L'import est instantané et le document est immédiatement disponible dans la fiche du salarié.

Comment faire signer électroniquement un document ?

Rendez-vous dans le profil du salarié > Documents, :

Cliquez sur les options du document puis Envoyer pour signature.
Renseignez les signataires, l’emplacement de signature, les mentions et paraphes si besoin et la fréquence des relances puis confirmez l'envoi.

Un lien de signature est envoyé par email au salarié. Vous pouvez suivre l'état de la demande directement depuis la fiche du document.

Statuts possibles :

En attente — La demande a été envoyée, le salarié n'a pas encore signé. Vous pouvez envoyer une relance depuis les options du document.
Signé — Le document a été signé électroniquement. Il est automatiquement archivé dans la fiche du salarié.
Refusé — Le salarié a refusé de signer. Vous pouvez annuler la demande et en créer une nouvelle.
Expiré — Le lien de signature n'est plus valide. Une demande expirée ne peut pas être relancée — vous devez créer une nouvelle demande de signature depuis le début.

⚠️

L'envoi de la demande de signature échoue ?
Vérifiez que l'adresse email du signataire est correcte dans son profil et que le fichier ne dépasse pas la taille maximale autorisée. Si le problème persiste, contactez le support Combo.
Vous souhaitez annuler une demande en cours (statut En attente) ?
Utilisez l'option Annuler la demande depuis les options du document, puis recréez une nouvelle demande. L'envoi de signature ne peut pas être programmé à une date future, la demande est envoyée immédiatement.

Où retrouver, télécharger ou supprimer les documents ?

Tous les documents sont centralisés dans le profil salarié > Documents.

Ils sont accessibles par :

Le salarié concerné (si son accès est actif).
Les managers de son équipe (selon leurs droits).
Les directeurs de l'établissement.
Les administrateurs et le propriétaire du compte.

⚠️ Le partage de documents avec des tiers externes (expert-comptable, gestionnaire de paie) n'est pas possible directement depuis Combo. Pour leur transmettre un document, téléchargez-le depuis le profil du salarié et envoyez-le par votre canal habituel (email, espace de partage externe).

Pour télécharger un document :

Depuis le profil salarié > Documents.
Cliquez sur les … puis Télécharger.

Pour supprimer un document :

Depuis le profil salarié > Documents.
Cliquez sur les … puis Supprimer.

⚠️ La suppression d'un document est irréversible. Le document est définitivement retiré de la fiche du salarié et ne peut pas être récupéré.

Un document n'apparaît pas dans la liste ? Vérifiez que vous êtes bien sur le bon profil salarié et que le filtre de type de document ne masque pas la catégorie concernée.

Que se passe-t-il si l'accès du salarié est désactivé ?

Lorsque l'accès est retiré :

Le salarié ne peut plus consulter ses documents.
Il n'a plus accès à ses bulletins de paie, même s'ils ont été générés ou importés auparavant.
Il ne peut plus récupérer aucun fichier depuis son espace personnel.

Informez le salarié de télécharger l'ensemble de ses documents avant la désactivation de son accès.

FAQ

Puis-je importer des documents pour plusieurs salariés en une seule opération ?

Non. L'import se fait salarié par salarié depuis chaque profil. Il n'existe pas d'import en masse dans Combo.

Une variable s'affiche en code brut dans mon document généré.

Vérifiez que le champ correspondant est renseigné dans le profil du salarié et dans le contrat sélectionné. Si le problème persiste, vérifiez la configuration de la variable dans le modèle via Menu > Modèles.

La génération d'un contrat déclenche-t-elle automatiquement la DPAE ?

Non. La DPAE doit être effectuée séparément auprès de l'URSSAF avant la prise de poste du salarié. Combo ne réalise pas cette démarche automatiquement.

Puis-je programmer l'envoi d'une demande de signature à une date future ?

Non. L'envoi est immédiat. Il n'est pas possible de planifier une demande de signature à une date ultérieure.

Comment partager un document avec mon expert-comptable ?

Téléchargez le document depuis le profil du salarié et transmettez-le par email ou via votre espace de partage habituel. Le partage direct avec des tiers externes n'est pas disponible dans Combo.

Je ne peux pas générer un document lié à un contrat.

Vérifiez que la période de paie associée n'est pas verrouillée depuis Paramètres > Périodes de paie.