Requisitos previos :
Plan requerido : Combo People (funcionalidad no disponible en el plan Time).
Rol requerido : Administrador o Propietario (acceso nativo) — Director o RRHH si el permiso "Acceder a la pestaña RRHH fuera de los contadores de vacaciones pagadas" está activado en la configuración.
Formato aceptado : Solo PDF desde la pestaña RRHH — PDF y DOCX disponibles desde el perfil del empleado.
Tamaño máximo : 50 MB por documento, 150 páginas máximo con Smart Anchors.
Firmantes : Únicamente perfiles activos en Combo. Los firmantes externos (personas sin perfil Combo) no pueden añadirse como firmantes.
¿Cómo enviar un documento para firma electrónica?
Ve a RRHH > Documentos > Firmas de documentos :
Haz clic en Nueva solicitud de firma.
Importa tu archivo (solo PDF, 50 MB máx.).
Previsualiza el documento página a página para verificar su contenido.
Asigna el documento a un empleado (opcional) — el documento aparecerá en el espacio Documentos de su perfil.
Selecciona el o los firmantes entre los perfiles activos de Combo.
Personaliza la ubicación de la firma para cada firmante activando la opción correspondiente, luego haz clic en Colocar la firma y posiciona la zona arrastrando y soltando.
Activa las opciones complementarias si es necesario: rúbricas en cada página, mención "Leído y aprobado", orden de firma, recordatorios automáticos (intervalos disponibles: 1, 2, 7 o 14 días).
Haz clic en Validar para enviar la solicitud.
💡 Los firmantes deben tener obligatoriamente un perfil activo (no archivado) en Combo y una dirección de correo electrónico registrada. Las personas externas a Combo no pueden añadirse como firmantes.
¿Cómo hacer seguimiento del estado de una solicitud de firma?
Ve a RRHH > Documentos > Firmas de documentos :
Consulta la columna Estado para cada documento enviado :
Estado | Significado |
En espera | Uno o varios firmantes aún no han firmado. |
Firmado | Todos los firmantes han firmado. El documento puede descargarse. |
Expirado | La solicitud ha expirado sin firma completa. |
Fallido | El envío ha fallado. Consulta las causas a continuación. |
¿Por qué una solicitud muestra el estado "Fallido"?
Varias causas pueden impedir el envío o bloquear la solicitud :
Causa | Solución |
Tamaño del archivo superado (50 MB) | Comprime el PDF y vuelve a intentarlo. |
Formato no compatible | Utiliza únicamente un archivo PDF. |
150 páginas máx. superadas (Smart Anchors) | Reduce el número de páginas o desactiva Smart Anchors. |
Dirección de correo del firmante ausente o inválida | Verifica y registra la dirección de correo en el perfil del empleado. |
Perfil del firmante archivado o inactivo | Reactiva temporalmente el perfil, envía la solicitud y vuelve a archivarlo si es necesario. |
💡 Si el botón Validar permanece inactivo durante el envío, verifica que la dirección de correo de cada firmante esté registrada y que todos los perfiles estén activos en Combo.
¿Cómo recordar manualmente a un firmante?
Ve a RRHH > Documentos > Firmas de documentos :
Haz clic en … a la derecha de la solicitud correspondiente.
Selecciona Ver detalle.
Haz clic en Seguimiento de los firmantes pendientes.
💡
Para activar los recordatorios automáticos, configura el intervalo (1, 2, 7 o 14 días) durante la creación de la solicitud de firma.
Los recordatorios solo son posibles si el estado es En espera.
¿Cómo modificar un documento antes de que todos los firmantes hayan firmado?
No es posible modificar un documento una vez enviada la solicitud. Para realizar una corrección :
Haz clic en … → Ver detalles → Cancelar la solicitud de firma.
Reimporta el documento corregido y crea una nueva solicitud de firma.
⚠️ Una vez que todos los firmantes han firmado, la firma no puede cancelarse ni modificarse.
¿Cómo descargar un documento firmado y su prueba de firma?
Ve a RRHH > Documentos > Firmas de documentos :
Haz clic en … a la derecha del documento firmado.
Selecciona Descargar el documento firmado o Descargar certificado de firma digital.
💡
El documento solo puede descargarse cuando todos los firmantes han firmado.
La prueba de firma es un certificado electrónico con marca de tiempo que contiene la identidad de cada firmante, su dirección IP, la fecha y la hora de la firma. Constituye una prueba legal admisible en caso de litigio.
Si varios firmantes han firmado, las pruebas se agrupan en un archivo ZIP.
Los Directores y Administradores pueden descargar las pruebas de firma.
¿Dónde encontrar la información sobre la firma de las hojas de presencia?
La firma electrónica de las hojas de presencia es un procedimiento distinto, accesible desde otra ruta.
Ve al Planning :
Selecciona la semana correspondiente (debe ser una semana pasada).
Haz clic en Herramienta > Gestionar las firmas electrónicas de las listas de asistencia de este equipo
Marca los empleados correspondientes.
Haz clic en Enviar.
⚠️ Este procedimiento está reservado a las hojas de presencia semanales (no a los contratos ni a los documentos de RRHH). Consulta el artículo dedicado a la firma electrónica de las hojas de presencia para más detalles.
FAQ
No veo el botón "Hacer firmar electrónicamente". ¿Por qué?
No veo el botón "Hacer firmar electrónicamente". ¿Por qué?
La funcionalidad está reservada al plan Combo People. Si estás en el plan Time, no está disponible. Si estás en el plan People, verifica tu rol: es necesario ser Admin, Propietario, o Director/RRHH con el permiso "Acceder a la pestaña RRHH fuera de los contadores de vacaciones pagadas" activado.
¿Puede firmar un documento un firmante externo (sin perfil Combo)?
¿Puede firmar un documento un firmante externo (sin perfil Combo)?
No. Solo los perfiles activos en Combo pueden añadirse como firmantes. Las personas externas a Combo no pueden seleccionarse.
¿Puede un admin enviar un documento para firma a otro admin?
¿Puede un admin enviar un documento para firma a otro admin?
Sí, cualquier perfil activo en Combo con una dirección de correo electrónico registrada puede añadirse como firmante, incluido otro admin.
¿Se puede enviar una solicitud a un empleado cuya cuenta aún no está activada?
¿Se puede enviar una solicitud a un empleado cuya cuenta aún no está activada?
Sí, si la dirección de correo está registrada y el perfil está activo (no archivado). Sin embargo, un perfil archivado o desactivado debe reactivarse temporalmente antes de poder seleccionarse como firmante.
El empleado no ha recibido el correo de firma. ¿Qué hacer?
El empleado no ha recibido el correo de firma. ¿Qué hacer?
Verifica que la dirección de correo en su perfil Combo sea correcta. Recuérdaselo manualmente mediante … → Ver detalle → Recordar a los firmantes. Los enlaces de firma expiran a las 48 h; el empleado puede solicitar un nuevo enlace desde el correo recibido.