Comment désigner un responsable hiérarchique pour gérer les demandes d’absence ?

Prérequis :

Rôle requis : Propriétaire, Administrateur ou Directeur.
Permission : Le responsable désigné doit avoir un rôle strictement supérieur à celui du salarié concerné.

Comment attribuer un responsable hiérarchique à un salarié ?

Rendez-vous dans l'onglet Contrat du salarié :

Cliquez sur Actions > Déclarer un changement > Rectifier des informations du contrat.
Faites défiler jusqu'au champ Responsable hiérarchique.
Sélectionnez le responsable souhaité dans la liste.
Cliquez sur Enregistrer.

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Seul ce responsable reçoit les notifications par e-mail. Les autres responsables peuvent toujours valider les demandes directement dans Combo, selon leurs droits.
Si vous ne pouvez pas modifier le responsable hiérarchique via Actions > Rectifier des informations du contrat, vérifiez que la période de paie du salarié n'est pas verrouillée.

Quelle est la hiérarchie des rôles dans Combo ?

La hiérarchie des rôles dans Combo est la suivante : Propriétaire > Administrateur > Directeur > Manager > Salarié.

Le responsable désigné doit avoir un rôle au moins égal à Directeur si le salarié est Manager.
Le responsable désigné doit avoir un rôle au moins égal à Manager si le salarié est un employé standard.

Le responsable souhaité n'apparaît pas dans la liste ? Deux causes possibles :

Son rôle n'est pas supérieur à celui du salarié — modifiez son rôle dans son profil.
Il n'est pas rattaché au même établissement — vérifiez son affectation d'établissement.

Que se passe-t-il si le responsable est inactif ou n'a plus de contrat actif ?

Si le responsable défini est inactif, supprimé, rétrogradé ou si son contrat n'est plus actif, les notifications sont automatiquement redirigées vers :

Le propriétaire du compte.
Les administrateurs.
Les directeurs de l'établissement.
Les managers de l'équipe concernée.

Cette redirection garantit que les demandes d'absence continuent d'être traitées même en l'absence du responsable initial.

Comment modifier le responsable hiérarchique d'un salarié ?

Depuis le profil du responsable :

Dans le profil du responsable, cliquez sur Supervise X personnes (sous son nom).

Sélectionnez Transférer des employés.
Choisissez les salariés concernés.
Indiquez le nouveau responsable.
Validez avec Transférer.

Le nouveau responsable recevra automatiquement toutes les futures demandes d'absence.

Depuis le profil du salarié :

Accédez à l'onglet Contrat du salarié.
Cliquez sur Actions > Déclarer un changement > Rectifier des informations du contrat.
Descendez jusqu'au champ Responsable hiérarchique.
Sélectionnez le nouveau responsable dans la liste.
Cliquez sur Enregistrer.

Comment le responsable est-il notifié et comment traite-t-il les demandes ?

Les notifications sont envoyées immédiatement par e-mail à la soumission de la demande par le salarié. Si le responsable ne les reçoit pas, demandez-lui de vérifier ses spams ou de s'assurer que l'adresse e-mail renseignée dans son profil Combo est correcte.

Une fois le responsable désigné, il recevra par e-mail les demandes d'absence de ses salariés. Pour savoir comment approuver ou refuser une demande depuis Combo, consultez l'article Comment traiter les demandes d'absence ?

FAQ

Le responsable souhaité n'apparaît pas dans la liste de sélection. Pourquoi ?

Deux causes possibles : son rôle n'est pas supérieur à celui du salarié (modifiez-le dans son profil), ou il n'est pas rattaché au même établissement (vérifiez son affectation d'établissement).

Le responsable ne reçoit pas les notifications e-mail. Que faire ?

Demandez-lui de vérifier ses spams. Vérifiez également que l'adresse e-mail renseignée dans son profil Combo est correcte. Les notifications sont envoyées immédiatement à la soumission de chaque demande.

Peut-on désigner un responsable avec le même rôle que le salarié ?

Non. Le responsable hiérarchique doit avoir un rôle strictement supérieur à celui du salarié concerné. La hiérarchie est : Propriétaire > Administrateur > Directeur > Manager > Salarié.

Les demandes d'absence impactent-elles automatiquement les compteurs de congés ?

Oui, après validation d'une absence par le responsable, les compteurs sont mis à jour selon les règles d'acquisition configurées (CP, RTT, convention collective). Si les compteurs ne reflètent pas ce que vous attendez, vérifiez la configuration des règles sociales d'acquisition dans les paramètres de l'établissement.