Comment ajouter un salarié sur Combo ?

Prérequis :

Rôle requis : Propriétaire, Admin, Directeur ou Manager avec la permission "Créer un nouveau collaborateur sur son périmètre accessible" activée dans l'onglet Rôle et permissions.

Comment créer un profil salarié sur Combo ?

Rendez-vous dans l'onglet Équipe :

Cliquez sur Ajouter un collaborateur.
Renseignez le prénom et le nom.
Indiquez l'adresse e-mail.
Sélectionnez l'établissement et l'équipe de rattachement.
Cliquez sur Enregistrer.

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Si le message « Erreur : il existe déjà un membre avec cette adresse e-mail » apparaît, un profil actif ou inactif existe déjà avec cette adresse. Vérifiez la liste de vos collaborateurs avant d'en créer un nouveau.
Il est impossible de créer deux profils avec la même adresse e-mail.
Un Manager doit avoir l'accès aux profils des salariés de son équipe activé pour pouvoir créer un profil (paramétrable depuis l'onglet Rôle et permissions de son profil).

Comment compléter les informations personnelles et contractuelles ?

Dans Informations personnelles

Rendez-vous dans l'onglet Informations personnelles du profil du salarié :

Cliquez sur Modifier les informations personnelles.
Complétez l'ensemble des champs d'état civil, de coordonnées et de santé.
Cliquez sur Enregistrer.

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Si le salarié n'a pas encore de numéro de Sécurité Sociale, cochez la case dédiée.
Un Manager doit avoir l'accès aux profils des salariés de son équipe activé pour pouvoir modifier un profil (paramétrable depuis l'onglet Rôle et permissions de son profil).
Un collaborateur ne peut pas modifier le profil d'un collaborateur dont le rôle est supérieur ou égal au sien.

Dans Contrats

Rendez-vous dans l'onglet Contrats du profil du salarié :

Ouvrez le contrat en cliquant sur Actions > Déclarer un changement > Rectifier des informations du contrat si le contrat est en cours, ou en cliquant directement sur le contrat à venir.
Complétez l'ensemble des champs liés au contrat.

⚠️ Les champs obligatoires incluent : type de contrat, date de début, durée du travail et convention collective. Un message d'erreur « chevauchement de dates » indique qu'un contrat existe déjà sur cette période — vérifiez les contrats existants avant d'en créer un nouveau.

Cliquez sur Enregistrer.

Ces informations sont nécessaires pour tenir à jour le Registre Unique du Personnel (RUP), réaliser la DPAE et assurer la bonne synchronisation des données vers la paie.

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Vous ne pouvez pas accéder au contrat ou enregistrer les modifications ? Vérifiez que la période de paie du salarié n'est pas verrouillée. Déverrouillez-la depuis Paramètres → Périodes de paie avant de procéder.
La DPAE (Déclaration Préalable à l'Embauche) doit être effectuée avant la prise de poste. Elle peut être générée depuis l'onglet Contrats du profil salarié → Actions → Générer la DPAE.

Comment rendre actif le profil du salarié ?

Rendez-vous dans l'onglet Équipe :

Repérez le salarié dans la liste.
Cliquez sur le bouton d'invitation en forme de flèche.
Le salarié reçoit un e-mail d'activation valable 48 heures.
Cliquez sur la flèche à nouveau pour renvoyer l'invitation si le lien a expiré.

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Chaque nouvel envoi annule l'e-mail précédent : recommandez au salarié d'ouvrir le dernier e-mail reçu.
Survolez le bouton Renvoyer l'invitation avec votre souris pour afficher la date d'envoi de la dernière invitation.
Si le bouton Inviter n'apparaît pas, le salarié possède déjà un compte Combo actif (par exemple, s'il a travaillé dans une autre structure utilisant Combo).
Le salarié ne reçoit pas l'e-mail d'invitation ? Demandez-lui de vérifier ses spams ou courriers indésirables. Si votre entreprise filtre les e-mails externes, ajoutez le domaine @combohr.com à la liste autorisée auprès de votre service informatique.
Le salarié ne peut pas se connecter malgré un compte actif ? Il peut réinitialiser son mot de passe directement depuis la page de connexion.

FAQ

Le message « Erreur : il existe déjà un membre avec cette adresse e-mail » s'affiche. Que faire ?

Un profil actif ou inactif existe déjà avec cette adresse e-mail. Vérifiez la liste de vos collaborateurs avant de créer un nouveau profil. Si vous avez créé deux profils par erreur pour le même salarié, désactivez le profil doublon depuis son profil → Actions → Désactiver, puis rattachez le contrat au profil principal si nécessaire.

Le bouton Inviter n'apparaît pas sur le profil du salarié. Pourquoi ?

Le salarié possède déjà un compte Combo actif, issu d'une structure précédente. Il peut se connecter directement sans invitation.

Pourquoi est-il important de renseigner les informations contractuelles ?

Ces données alimentent le Registre Unique du Personnel (RUP) obligatoire, permettent de réaliser la DPAE et assurent la synchronisation vers la paie.

Un message d'erreur s'affiche lors de la saisie du numéro de Sécurité Sociale. Comment le corriger ?

Les erreurs de validation du NIR (numéro de Sécurité Sociale) sont souvent liées à une incohérence entre les différents champs du profil. Vérifiez les points suivants :

Le sexe : le premier chiffre du NIR doit correspondre au sexe renseigné dans le profil (1 = homme, 2 = femme).
L'année et le mois de naissance : les chiffres 2 et 3 (année) et 4 et 5 (mois) du NIR doivent correspondre exactement à la date de naissance.
Le département de naissance : pour les personnes nées en France métropolitaine, vérifiez que le département renseigné correspond aux chiffres 6 et 7 du NIR. Pour les personnes nées à l'étranger, le code est 99.
Le pays de naissance : si le salarié est né à l'étranger, le champ "Pays de naissance" doit être renseigné en cohérence avec le code 99 dans le NIR.
Les caractères cachés : si le NIR a été copié-collé depuis un autre outil, il peut contenir des espaces ou caractères invisibles. Effacez le champ et saisissez le numéro manuellement.

Si votre salarié ne possède pas encore de numéro de Sécurité Sociale définitif (NTT en cours), cochez la case "Le salarié n'a pas encore de numéro de Sécurité Sociale" pour débloquer l'enregistrement.

Le profil d'un salarié n'apparaît plus dans les plannings. Comment le réactiver ?

Si un profil salarié est passé en statut inactif de façon inattendue ou a disparu des plannings, consultez l'article Comment réactiver un profil inactif ? pour rétablir l'accès et la visibilité du salarié.

J'ai créé le profil, mais le salarié n'apparaît pas sur le planning. Pourquoi ?

Vérifiez deux points : (1) l'établissement et l'équipe de rattachement sont bien renseignés dans le profil ; (2) l'option Afficher le salarié sur le planning est cochée dans l'onglet Planification et accès de son profil.