Comment gérer les alternants sur Combo Pay ?

Prérequis :

Rôle requis : Admin ou Propriétaire.
Module : Combo Pay activé sur le compte.
Configuration préalable : Le salarié doit avoir un profil créé dans Combo.

⚠️ Dès qu'un alternant est recruté, transmettez le CERFA du contrat d'apprentissage à votre gestionnaire de paie sans attendre le début du contrat.

Ce document est indispensable pour paramétrer correctement la rémunération, les exonérations de charges et les spécificités légales liées à l'apprentissage.

Plus le CERFA est partagé tôt, plus la première paie peut être sécurisée et conforme.

Comment créer le contrat d'un alternant ?

Rendez-vous dans RH > Employés > Profil de l'alternant > Contrats :

Cliquez sur Ajouter un contrat.
Sélectionnez le type Apprentissage dans le menu déroulant.
Renseignez le tuteur, la date de début et de fin de contrat, la durée hebdomadaire (en décimales, ex. : 33h30 = 33,5), et le salaire mensuel brut.
Cliquez sur Enregistrer pour valider le contrat.

💡

Un contrat d'apprentissage fonctionne comme un contrat classique : vous pouvez y ajouter des avenants à tout moment.
Pour transformer le contrat en CDI en fin d'alternance, créez un avenant permanent pour "Passer le contrat en CDI".

Comment indiquer les jours à l'école sur le planning ?

Deux méthodes sont disponibles selon la façon dont vous souhaitez que ces heures apparaissent dans le rapport de paie.

Option 1 — Absence "Formation" (recommandée)

Rendez-vous dans le Planning :

Cliquez sur la cellule de l'alternant au jour concerné.
Sélectionnez Nouvelle Absence > Formation > Journée école.
Renseignez la durée de l'absence.
Ajoutez éventuellement une note.
Validez en cliquant sur Ajouter.

💡 L'absence Formation est considérée comme rémunérée : elle n'est pas déduite de la paie. Dans le rapport de paie, ces heures apparaissent dans la section Absences Formation, et non dans les heures travaillées. Elles ne sont pas comptabilisées dans les ratios de productivité.

Option 2 — Shift avec étiquette "École"

Rendez-vous dans le Planning :

Cliquez sur la cellule de l'alternant au jour concerné.
Sélectionnez Nouveau shift.
Renseignez les horaires de début et de fin.
Associez l'étiquette École au shift.
Validez en cliquant sur Ajouter.

💡 Avec cette méthode, les heures (pauses et repas ajoutés inclus) sont comptabilisées comme des heures travaillées dans l'analyse et ressortent dans la section Heures travaillées du rapport de paie.

Comment gérer les 5 jours de congés pour révisions ?

Les alternants ont droit à 5 jours de congés pour révisions, distincts de leurs congés payés acquis. Deux options sont disponibles sur Combo :

Option 1 — Ajout manuel sur le compteur de congés payés

Rendez-vous dans RH > Compteurs de congés payés :

Sélectionnez l'équipe à laquelle est rattachée votre alternant.
Cliquez sur Modifier les compteurs en haut à droite.
Modifiez manuellement le solde Acquis N pour ajouter les 5 jours supplémentaires de congés pour révisions.
Cliquez sur Enregistrer pour valider la modification.

Option 2 — Pose d'une Absence Formation

Rendez-vous dans le Planning :

Posez une Absence Formation (rémunérée) pour chacun des 5 jours de révisions.
Ajoutez une note dans le champ Note de l'absence pour indiquer qu'il s'agit des congés pour révisions légaux.

💡 Quelle que soit l'option choisie, ces 5 jours ne doivent jamais être imputés sur le solde de congés payés acquis existant de l'alternant

Comment lire le rapport de paie pour un alternant ?

Rendez-vous dans Paie > Rapport de paie > Cliquez sur la période de paie souhaitée :

Les heures en entreprise apparaissent dans la section Heures travaillées.
Les absences Formation apparaissent dans la section Absences Formation (si vous avez utilisé la méthode Absence Formation), soit des la section Heures travaillées (si vous avez utilisé la méthode Shift avec étiquette "École").
Les primes éventuelles doivent être ajoutées manuellement dans les Éléments variables de paie (EVP) : Combo ne déclenche pas les primes automatiquement.

FAQ

Peut-on avoir deux contrats simultanés pour un alternant qui occupe deux postes ?

Non. Un employé ne peut avoir qu'un seul contrat actif à la fois sur Combo. Pour deux rémunérations différentes, la solution de contournement est de créer deux profils distincts avec deux adresses email différentes.

Peut-on transformer le contrat d'apprentissage en CDI sans recréer un nouveau contrat ?

Oui. Créez un avenant sur le contrat d'apprentissage existant et sélectionnez "Passer le contrat en CDI". Les données historiques sont conservées.

Les jours à l'école impactent-ils les calculs d'heures supplémentaires ?

Si vous utilisez l'Absence Formation, ces heures ne sont pas comptabilisées dans les heures travaillées et n'impactent pas le calcul des heures supplémentaires. Si vous utilisez le shift avec étiquette École, elles sont intégrées aux heures travaillées et peuvent générer des heures supplémentaires selon les seuils du contrat.