Requisitos previos :
Rol requerido : Propietario o Administrador — o Director/Manager con acceso al Panel RR.HH. y el permiso para modificar la información personal de los empleados activado en Preferencias > Configuración de roles.
Información RGPD : Los datos de documentación de residencia son datos personales sensibles. La empresa es responsable del tratamiento. Combo actúa como encargado del tratamiento. Consulta la política de privacidad de tu empresa y asegúrate de haber informado a los empleados sobre las finalidades, bases jurídicas y sus derechos antes de registrar estos datos.
¿Cómo registrar la documentación de un empleado?
Ve a Equipo > perfil del empleado > pestaña Información personal :
Haz clic en Modificar la información personal.
Marca Persona extranjera con documentación que acredita su derecho a trabajar en España en la sección Autorizaciones de trabajo.
Haz clic en + Añadir una autorización de trabajo y rellena los siguientes campos :
Tipo de documento.
Número de documento.
Fecha de inicio de validez.
Fecha de vencimiento.
Haz clic en Guardar cambios.
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El NIE es un número de identificación y no acredita por sí solo el derecho a residir o trabajar en España. El documento aplicable depende de la nacionalidad y de la situación administrativa de la persona.
Renovación de un permiso existente : Por motivos de coherencia de los datos registrados en Combo, la fecha de inicio del nuevo documento debe ser igual o posterior a la fecha de fin indicada en el documento anterior. Si no es así, el botón Guardar cambios permanecerá inactivo. Introduce primero la fecha de fin en el documento antiguo antes de añadir el nuevo.
¿Dónde consultar el seguimiento de la documentación?
Ve a RR.HH. > Permisos de residencia :
Visualiza el conjunto de empleados con una documentación de residencia vinculada a un contrato en curso.
Filtra por estado para identificar con prioridad los documentos próximos a vencer o ya vencidos.
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Solo aparecen en este panel los empleados con un contrato en curso. Los contratos pasados o futuros no se muestran, independientemente del estado del documento asociado.
Este panel es una herramienta de seguimiento de contratos en curso. La empresa debe verificar, antes del inicio de la actividad, que la persona dispone de la documentación o habilitación necesaria para trabajar.
¿Cómo interpretar los estados de vencimiento?
Tres estados son visibles en el panel de control :
🟢 Más de 30 días : la fecha de vencimiento es en más de 30 días.
🟠 Entre 1 y 30 días : la fecha de vencimiento es en 30 días o menos.
🔴 Fecha de vigencia alcanzada o superada : la fecha registrada es igual o anterior a la fecha actual. Este indicador requiere una verificación y no determina por sí solo que la persona haya perdido su derecho a residir o trabajar.
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Una solicitud de renovación, una prórroga o la presentación de otro justificante puede mantener la validez de la autorización. Comprueba la situación y la documentación aplicables antes de adoptar cualquier medida.
Si un empleado tiene varios contratos con documentación diferente, solo se muestra en el panel el estado del documento vinculado al contrato en curso.
Un Manager puede ver el nombre de los empleados dentro de su ámbito de responsabilidad, sin acceder al detalle de su documentación.
Un Director puede ver el nombre de los empleados dentro de su ámbito de responsabilidad, sin acceder al detalle de su documentación.
¿Cómo se envían las alertas de vencimiento?
Las alertas por correo electrónico se envían automáticamente, sin ninguna acción requerida :
30 días antes de la fecha de vencimiento registrada.
8 días antes de la fecha de vencimiento registrada.
⚠️ Estos plazos son recordatorios definidos por Combo y no constituyen plazos legales de renovación. Los plazos, requisitos y efectos de una solicitud dependen del tipo de autorización o documento aplicable.
Los destinatarios de las alertas son :
Propietarios.
Administradores.
Directores.
Managers.
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Las alertas se envían únicamente a las personas que, por sus funciones y ámbito de responsabilidad, deben realizar el seguimiento de la documentación del empleado. Verifica que los roles asignados en Combo corresponden a las responsabilidades reales de cada usuario.
Los empleados no reciben alertas de vencimiento.
No es posible modificar los plazos de recordatorio ni personalizar los destinatarios.
Las alertas se envían a la dirección de correo electrónico registrada en el perfil Combo de cada destinatario. Consulta también los plazos directamente desde RR.HH. > Permisos de residencia sin esperar a los correos electrónicos.
FAQ
¿Puede el empleado ver por sí mismo la información de su documentación en Combo ?
¿Puede el empleado ver por sí mismo la información de su documentación en Combo ?
Sí. El empleado puede consultar la información registrada en su perfil desde su espacio personal en la aplicación web. Sin embargo, no recibe alertas de vencimiento por correo electrónico.
La documentación aparece en el panel pero sin detalle. ¿Por qué ?
La documentación aparece en el panel pero sin detalle. ¿Por qué ?
El rol del usuario conectado no le permite acceder al detalle. Un Manager no puede ver el detalle de los empleados con un rol equivalente o superior. Un Director no puede ver el detalle de otro Director o Admin.
¿Puedo personalizar las fechas de envío de las alertas por correo electrónico (p. ej.: 60 días antes) ?
¿Puedo personalizar las fechas de envío de las alertas por correo electrónico (p. ej.: 60 días antes) ?
No. Los plazos de recordatorio son fijos (30 días y 8 días antes del vencimiento) y no son configurables.
¿Aparece en el panel un empleado con contrato futuro y un documento próximo a vencer ?
¿Aparece en el panel un empleado con contrato futuro y un documento próximo a vencer ?
No. Solo los empleados con un contrato en curso son visibles en el panel RR.HH. > Permisos de residencia. La verificación previa al inicio de la actividad debe realizarse fuera de este panel.
El botón Guardar cambios está inactivo al añadir un nuevo documento. ¿Qué debo hacer ?
El botón Guardar cambios está inactivo al añadir un nuevo documento. ¿Qué debo hacer ?
Comprueba que la fecha de inicio de validez del nuevo documento sea posterior o igual a la fecha de vencimiento del documento anterior ya registrado. Si no es así, modifica primero la fecha de fin del documento antiguo y luego añade el nuevo.
¿Se tiene en cuenta esta documentación en el expediente de la persona trabajadora ?
¿Se tiene en cuenta esta documentación en el expediente de la persona trabajadora ?
Sí. La información registrada puede ayudar a la empresa a organizar el seguimiento de la documentación y, cuando proceda, a acreditar el cumplimiento de sus obligaciones laborales, de Seguridad Social y de extranjería. Combo no sustituye la verificación jurídica que debe realizar la empresa ni establece por sí mismo los documentos o plazos de conservación aplicables. Los datos deben conservarse únicamente durante el tiempo necesario conforme a la finalidad y a la normativa vigente.
El documento aparece como vencido en el panel. ¿Significa que el empleado ya no puede trabajar ?
El documento aparece como vencido en el panel. ¿Significa que el empleado ya no puede trabajar ?
No necesariamente. El indicador 🔴 señala que la fecha registrada en Combo es igual o anterior a la fecha actual. Una solicitud de renovación en curso, una prórroga o la presentación de otro justificante puede mantener la validez de la autorización. Verifica la situación y la documentación aplicables antes de adoptar cualquier medida.