Comment gérer et télécharger le Registre Unique du Personnel (RUP) ?

Prérequis :

Rôle requis : Propriétaire, Admin, RH ou Directeur (pour l'ensemble des établissements) ; Manager (pour son établissement uniquement).
Module : Disponible sur les plans Time et People.

Pourquoi tenir un registre unique du personnel ?

La loi impose à tout employeur de tenir un registre unique du personnel (RUP) (article L1221-13 du Code du travail). Il doit recenser toutes les personnes travaillant dans l'établissement (salariés, stagiaires, intérimaires…) et être conservé 5 ans après leur départ.

Avec Combo, ce registre est dématérialisé, centralisé et exportable en un clic.

Quelles informations contient le RUP ?

Le RUP regroupe, pour chaque personne inscrite :

Informations personnelles : nom, prénom, nom de naissance, sexe, nationalité, date de naissance.
Informations contractuelles : type de contrat, emploi, qualification, temps plein/partiel, date d'entrée, autorisation d'embauche (si applicable), identité du tuteur (si stagiaire).
Évolutions contractuelles : date de sortie, avenants, évolutions de carrière.

Plus le profil salarié est complété dans Combo, plus le RUP est automatiquement enrichi et fiable.

Comment renseigner les informations du RUP ?

1. Informations personnelles

Rendez-vous dans le profil du salarié > Informations personnelles :

Renseignez le prénom, le nom d'usage et le nom de naissance.
Renseignez le sexe, la nationalité et la date de naissance.

💡 Cas particulier — salarié étranger : renseignez également la date d'autorisation d'embauche, le type et le numéro du document, et la date de demande si le titre est en attente.

2. Informations contractuelles

Rendez-vous dans le profil du salarié > Contrat > Actions > Déclarer un changement :

Renseignez le type de contrat, l'emploi, la qualification et la date d'entrée.
Pour un stagiaire : renseignez l'identité du tuteur.
Pour un représentant du personnel licencié : renseignez la date d'autorisation de licenciement.

⚠️ Vous ne pouvez pas renseigner ou modifier certains champs contractuels ? Vérifiez que les périodes de paie allant du début de contrat du salarié à aujourd'hui ne sont pas verrouillées. Sinon, déverrouillez-les depuis Rapports avant de procéder.

3. Vérifier les informations manquantes

Depuis RH > Profils incomplets :

Filtrez les profils présentant des données manquantes pour le RUP.
Complétez directement depuis chaque fiche salarié.

4. Cas particuliers : stagiaires et intérimaires

Les stagiaires et intérimaires doivent également figurer au RUP — cette obligation est identique à celle applicable aux salariés. Pour les ajouter sur Combo :

Créez un profil depuis Équipe > Ajouter un salarié.
Sélectionnez le type de contrat correspondant (Stagiaire ou Intérim).
Renseignez les informations contractuelles requises (voir section 2 ci-dessus) — pour un stagiaire, l'identité du tuteur est obligatoire.

Comment télécharger le Registre Unique du Personnel ?

Rendez-vous dans Équipe :

Cliquez sur Registre unique du personnel.
Sélectionnez un établissement ou l'ensemble des établissements. Si vous sélectionnez l'ensemble des établissements, un seul fichier PDF consolidé est généré, regroupant tous les salariés de tous vos établissements.
Cliquez sur Télécharger : un fichier PDF est généré automatiquement.

💡

Le fichier PDF inclut tous les salariés ayant été actifs sur l'établissement, y compris les partis, conformément à l'obligation de conservation de 5 ans.
Il est généré en temps réel à la date du téléchargement — aucune action de mise à jour préalable n'est nécessaire.
Le PDF généré par Combo constitue un registre unique du personnel dématérialisé conforme aux obligations légales (article L1221-13 du Code du travail). Il peut être présenté tel quel lors d'un contrôle de l'inspection du travail.

FAQ

Le RUP est-il à jour automatiquement ?

Oui. Le fichier PDF est généré en temps réel à la date du téléchargement. Aucune action de mise à jour manuelle n'est nécessaire : toute modification enregistrée dans un profil salarié est immédiatement reflétée dans le prochain export.

Un champ obligatoire n'apparaît pas dans le profil du salarié — que faire ?

Les périodes de paie inclues dans le contrat de votre salarié sont verrouillées — déverrouillez-les depuis Rapports.

Quelle est la valeur légale du fichier exporté ?

Le PDF généré par Combo constitue un registre unique du personnel dématérialisé conforme à l'article L1221-13 du Code du travail. Il peut être présenté directement lors d'un contrôle de l'inspection du travail, sans impression obligatoire. Vous êtes responsable de la complétion des informations de vos salariés.

Comment exclure un profil du RUP (gérant, expert-comptable…) ?

Rendez-vous dans le profil du salarié > Contrat > Actions > Déclarer un changement > Rectifier les informations du contrat, puis cochez Ne pas afficher dans le registre du personnel et enregistrez.