En tant qu'employeur, l'embauche d'un collaborateur implique de nombreuses démarches administratives. Avec Combo, faites signer électroniquement vos documents directement depuis le profil de votre salarié ou depuis l'onglet RH et gagnez un temps précieux !
À savoir : La signature électronique des documents peut être envoyée par les directeurs et admins.
Faire signer le document de votre salarié
RDV dans le profil de votre salarié > Rubrique Documents :
Cliquez sur le document à faire puis “Faire signer le document” pour le prévisualiser
Cochez "Faire signer votre employé" pour ajouter le signataire
Sélectionnez les collaborateurs à signer (jusqu’à 💯 !)
Choisissez si les signataires doivent signer dans un ordre spécifique : le premier de la liste signe en premier
Programmez une relance automatique si nécessaire : (1, 7, 14 ou 28 jours)
Vous pouvez suivre l'état des documents envoyés, voir la liste des signataires, la date d'envoi et le statut. Une fois tous les signataires confirmés, vous recevez un e-mail et pouvez télécharger le document signé ! 🥳
À savoir : Depuis l'onglet RH > Signature électronique, vous pouvez aussi faire une demande de signature. Il vous suffit d'importer le document (PDF ou Docx, 5 Mo max) en cliquant sur "Nouvelle demande de signature", de le nommer et de l'attribuer à un salarié si nécessaire!
Suivre l’état des signatures de vos collaborateurs
Pour suivre l’état de chaque document, fiez-vous à la couleur de l'icône à gauche du document depuis le profil, ou le statut à droite depuis l’onglet RH :
🟢 / Signé : tous les signataires ont signé, vous pouvez télécharger le document
🟠 / En attente : on attend encore la signature d’une des personnes. Si la relance automatique n’a pas été activée, vous pouvez renvoyer un mail grâce au bouton 🔄
🔴 / Échoué : le document n’a pas été envoyé au destinataire (taille maximale non respectée par exemple). Recréez la demande de signature pour relancer la démarche
À savoir : Depuis l’onglet RH > Signature électronique, vos directeurs et admins ont la possibilité de télécharger les preuves de signature. Ces dernières justifient le processus de signature et valident la signature électronique ! Il est également possible de filtrer par statut et établissement.
Annuler l'envoi pour signature d’un document
RDV dans le profil de votre salarié > Rubrique Documents :
Ouvrez le document à annuler
Cliquez sur "Annuler la demande en signature"
Choisissez ou non de le supprimer également dans le profil des signataires
Confirmez
À savoir : Vous pouvez aussi l’annuler depuis l’onglet RH > Signature électronique exactement de la même manière.