En tant qu'employeur, l'embauche d'un collaborateur implique de nombreuses démarches administratives. Avec Combo, faites signer électroniquement vos documents directement depuis le profil de votre salarié ou depuis l'onglet RH et gagnez un temps précieux !
À savoir : La signature électronique des documents peut être envoyée par les directeurs et admins.
Envoyer le document depuis le profil du salarié
RDV dans le profil de votre salarié > Rubrique Documents :
Cliquez sur le document puis sur “Faire signer le document” pour vérifier sa prévisualisation.
Cochez "Faire signer votre employé" pour l’ajouter aux signataires.
Sélectionnez tous les collaborateurs devant signer (jusqu’à 💯).
Choisissez si les signatures doivent signer l'un après l'autre. Si oui, l'ordre de la liste sera respecté.
Programmez une relance automatique après 1, 7 ou 14 jours si nécessaire.
Vous pouvez consulter la liste des documents envoyés pour signature, avec les signataires, la date d'envoi et le statut. Une fois tous les signataires validés, vous recevez un e-mail de confirmation et pouvez télécharger le document ! 🥳
À savoir : Vous pouvez annuler l'envoi depuis la rubrique Documents en cliquant sur le document > "Annuler la demande en signature". Vous pouvez également supprimer le document directement dans le profil du salarié en même temps.
Envoyer le document depuis l'onglet RH
RDV dans l'onglet RH > Signature électronique :
Cliquez sur "Nouvelle demande de signature".
Nommez votre document et ajoutez le document PDF (max 5 Mo).
Associez le document à un employé spécifique, s'il y a lieu, pour qu'il soit automatiquement classé dans sa rubrique "Documents".
Importez le document pour ouvrir la fenêtre de lancement de signature.
Cochez "Faire signer votre employé" pour l'ajouter directement comme signataire.
Sélectionnez les collaborateurs qui doivent signer le document (jusqu'à 100).
Choisissez si les signataires doivent signer l'un après l'autre. Si oui, l'ordre de la liste sera respecté et le premier salarié de la liste signera en premier.
Programmez, si nécessaire, une relance automatique après un certain nombre de jours.
À savoir : Vous pouvez annuler l'envoi depuis la rubrique Documents en cliquant sur le document > "Annuler la demande en signature". Vous pouvez également supprimer le document directement dans le profil du salarié en même temps
Suivre l'état des signatures de vos collaborateurs
Pour suivre l’état de chaque document, fiez-vous à la couleur de l'icône à gauche du document depuis le profil, ou le statut à droite depuis l’onglet RH :
Signé | Tous les signataires ont signé, téléchargez votre document dès maintenant ! |
En attente | Une des personnes n'a pas signé : si la relance automatique n'est pas active, alors il est possible de renvoyer un mail via le bouton 🔄 |
Échoué | L'envoi ne s'est pas fait et il est nécessaire de recréer la demande (la taille maximale du document n'a pas été respectée par exemple) |
À savoir : Depuis l’onglet RH > Signature électronique, vos directeurs et admins ont la possibilité de télécharger les preuves de signature. Ces dernières justifient le processus de signature et valident la signature électronique ! Il est également possible de filtrer par statut et établissement.