Comment respecter vos obligations dès la mise en place d'un dispositif de pointage ?
Dès qu'un outil de pointage est activé, vous devenez responsable d'un traitement de données personnelles soumis au RGPD.
Base légale du traitement : Le suivi du temps de travail repose sur l'obligation légale (article 6.1.c du RGPD) — l'employeur est tenu de justifier les heures travaillées. Cette base légale ne nécessite pas le consentement des salariés, mais interdit tout usage des données au-delà de cette finalité.
Finalité stricte : Le dispositif doit servir exclusivement au suivi du temps de travail — il ne peut pas être utilisé pour surveiller les comportements ou les performances.
Proportionnalité : Adaptez le niveau de suivi à vos besoins réels. Un pointage à la minute n'est pas justifié pour un salarié au forfait jours.
Sécurisation : Limitez l'accès aux données de pointage aux seules personnes dont le rôle le justifie.
Comment informer vos salariés avant d'activer le pointage ?
Informez vos collaborateurs par écrit avant toute activation. La note d'information doit obligatoirement couvrir les 5 éléments suivants :
La finalité du pointage (ex : suivi du temps de travail).
Les modalités de fonctionnement (ex : via une application ou une tablette).
Les types de données collectées (ex : horaires, photo, géolocalisation).
La durée de conservation (30 jours dans Combo pour les données photo d’émargement et de géolocalisation ; archivage légal sur 5 ans à votre charge via export).
Les droits des salariés (accès, rectification, opposition, réclamation auprès de la CNIL).
La CNIL recommande un délai d'au moins 15 jours entre l'envoi de la note et l'activation effective du dispositif.
Modèle de note d'information salarié — à personnaliser
Note d'information — Mise en place d'un dispositif de suivi du temps de travail
Responsable du traitement : [Nom de l'entreprise] — [Nom et qualité du responsable]
Finalité : Suivi du temps de travail des salariés, conformément aux obligations légales de l'employeur (article L.3171-1 du Code du travail).
Base légale : Obligation légale au sens de l'article 6.1.c du RGPD.
Modalités de fonctionnement : Le pointage est effectué via [application mobile / tablette en établissement] à chaque prise et fin de poste. [Préciser si photo ou géolocalisation activée.]
Données collectées : Horaires d'entrée et de sortie [, photo de vérification manuelle] [, localisation GPS].
Durée de conservation : 30 jours dans l'application Combo (rétention technique). Les données exportées sont archivées par l'employeur pendant 5 ans, conformément aux recommandations de la CNIL.
Destinataires : [Nom(s) des responsables RH / gérants ayant accès aux données].
Droits des salariés : Vous disposez d'un droit d'accès, de rectification et d'opposition pour motif légitime. Pour exercer ces droits, contactez [adresse e-mail ou référent désigné]. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).
Fait à [Ville], le [Date] — [Signature du responsable]
Comment encadrer la photo et la reconnaissance faciale lors du pointage ?
La photo de pointage et la reconnaissance faciale sont deux dispositifs aux régimes juridiques distincts.
Photo de vérification dans Combo :
La photo prise lors du pointage est une capture visuelle à titre de vérification — elle n'effectue aucune reconnaissance faciale automatisée.
Elle constitue néanmoins une donnée personnelle : mentionnez explicitement son usage dans votre note d'information.
Ne rendez pas la photo obligatoire pour tous — privilégiez une prise aléatoire ou ciblée (ex : suspicion de fraude).
Limitez l'accès aux photos aux seules personnes habilitées et sécurisez leur stockage.
Reconnaissance faciale :
La reconnaissance faciale constitue un traitement de données biométriques au sens de l'article 9 du RGPD — une catégorie de données sensibles soumise à des obligations bien plus strictes que le pointage standard.
Elle requiert soit le consentement explicite du salarié, soit une exception légale stricte — conditions très difficiles à réunir en contexte RH courant.
⚠️ Combo ne propose pas de reconnaissance faciale. Toute photo prise lors du pointage doit être vérifiée manuellement par un responsable habilité — aucun traitement automatisé n'est opéré.
Comment utiliser la géolocalisation dans le respect des règles CNIL ?
La géolocalisation est encadrée strictement par la CNIL. Elle n'est autorisée que si elle est indispensable pour justifier les horaires (ex : salarié itinérant, interventions multi-sites).
Avant de l'activer :
Vérifiez qu'il n'existe pas d'alternative moins intrusive.
Excluez les salariés en forfait jours de ce dispositif.
Mentionnez dans votre note d'information : la finalité exacte, l'identité du responsable de traitement, la base légale, les destinataires des données, les droits d'opposition et d'accès, la durée de conservation et la possibilité de saisir la CNIL.
Informez ou consultez vos instances représentatives avant toute activation.
Renseignez cette information dans votre règlement intérieur ou sur votre intranet.
Mettez à disposition des téléphones professionnels dédiés si possible.
Désactivez la géolocalisation en dehors du temps de travail.
Évitez la collecte en continu si elle n'est pas nécessaire.
⚠️ Les données de géolocalisation sont supprimées au bout de 30 jours dans Combo — exportez vos relevés avant ce délai si vous en avez besoin pour vos archives.
Combien de temps conserver les données d'émargement ?
Deux durées distinctes s'appliquent et ne désignent pas la même chose :
30 jours dans Combo : Durée de rétention technique dans l'application. Passé ce délai, les données de pointage ne sont plus accessibles dans Combo.
5 ans (recommandation CNIL) : Durée légale de conservation des justificatifs du temps de travail, dans le cadre du droit du travail.
⚠️ Pour respecter vos obligations légales, exportez régulièrement vos rapports d'émargement depuis Combo et archivez-les en dehors de l'application. Combo assure la rétention technique sur 30 jours — la conservation légale sur 5 ans est à votre charge.
Comment impliquer les représentants du personnel selon la taille de votre entreprise ?
Les obligations varient selon l'effectif de votre entreprise.
Entreprises de 11 salariés et plus :
Présentez clairement le dispositif au CSE (objectifs, fonctionnement, données collectées).
Organisez une consultation formelle avec avis du CSE — cet avis est consultatif mais obligatoire avant toute activation.
Modifiez votre règlement intérieur si le dispositif est permanent ou intrusif.
Affichez l'information dans l'entreprise pour que chaque salarié puisse y accéder.
Entreprises de moins de 11 salariés :
La consultation formelle du CSE ne s'applique pas — il n'y a pas d'instance représentative à ce seuil.
L'information individuelle écrite de chaque salarié reste obligatoire dans tous les cas.
Comment éviter les sanctions liées à un dispositif de pointage non conforme ?
Le non-respect de ces obligations expose à des conséquences sérieuses :
Les pointages peuvent être écartés comme preuve devant les prud'hommes si le dispositif n'a pas été correctement mis en place.
Un contrôle de la CNIL peut entraîner des sanctions financières.
Les salariés peuvent exercer un droit d'opposition ou saisir la CNIL pour atteinte à la vie privée.
Anticipez et encadrez votre solution de pointage dès le départ — les régularisations a posteriori sont plus complexes et risquées que la mise en conformité initiale.
FAQ
La base légale du pointage est-elle le consentement du salarié ?
La base légale du pointage est-elle le consentement du salarié ?
Non. La base légale est l'obligation légale (article 6.1.c du RGPD). L'employeur n'a pas besoin du consentement des salariés pour mettre en place un suivi du temps de travail, mais ne peut pas utiliser ces données à d'autres fins.
Combo supprime-t-il automatiquement mes données de pointage après 30 jours ?
Combo supprime-t-il automatiquement mes données de pointage après 30 jours ?
Oui, les données de pointage ne sont plus accessibles dans Combo après 30 jours. Pour satisfaire l'obligation légale de conservation sur 5 ans, exportez régulièrement vos rapports d'émargement et archivez-les hors de l'application.
Une photo prise lors du pointage est-elle de la biométrie ?
Une photo prise lors du pointage est-elle de la biométrie ?
Non, dans Combo. La photo sert à la vérification manuelle par un responsable — Combo n'effectue aucune reconnaissance faciale automatisée. La biométrie au sens de l'article 9 du RGPD implique une identification automatisée à partir de caractéristiques physiques.
Mon entreprise a 8 salariés — dois-je consulter un CSE avant d'activer le pointage ?
Mon entreprise a 8 salariés — dois-je consulter un CSE avant d'activer le pointage ?
Non. En dessous de 11 salariés, il n'y a pas de CSE et donc pas d'obligation de consultation formelle. En revanche, vous devez informer chaque salarié individuellement par écrit avant l'activation.
Puis-je rendre la photo obligatoire pour tous mes salariés ?
Puis-je rendre la photo obligatoire pour tous mes salariés ?
La CNIL déconseille de rendre la photo systématiquement obligatoire. Privilégiez une prise aléatoire ou ciblée (suspicion de fraude). Si vous l'activez, mentionnez-le explicitement dans votre note d'information.