Quelles sont mes obligations si je mets en place un suivi du temps de travail ?
Dès qu’un dispositif de pointage est mis en place, vous devez respecter un cadre légal bien défini. Ce type d’outil doit avoir une finalité claire : permettre un suivi du temps de travail, et uniquement cela. Il ne peut pas être utilisé pour surveiller de manière générale les comportements ou les performances de vos salariés.
Autre règle d’or : respecter la vie privée. Le suivi doit être proportionné à vos objectifs RH. Par exemple, inutile de demander un pointage à la minute près pour un salarié au forfait jours.
Enfin, vous devez informer vos équipes de manière transparente (on vous explique comment juste après) et sécuriser les données collectées.
Comment informer mes salariés d’un dispositif de pointage ?
Avant toute activation, vous devez informer vos collaborateurs par écrit, de manière claire et accessible. Cette information doit préciser :
La finalité du pointage (ex : suivi du temps de travail)
Les modalités de fonctionnement (ex : via une application ou une tablette)
Les types de données collectées (ex : horaires, éventuellement photo ou géolocalisation)
La durée de conservation des données (30 jours sur Combo)
Les droits dont disposent les salariés (accès, rectification, opposition…)
La CNIL recommande de laisser un délai raisonnable aux salariés entre l’information et la mise en place effective du dispositif. Ce délai permet de :
Prendre connaissance des modalités
Poser des questions
Exercer un droit d’opposition
Un délai de 15 jours est généralement considéré comme raisonnable, mais cela peut varier selon la nature du dispositif ou les accords internes.
Ai-je le droit de prendre une photo de mes salariés lors du pointage ?
Oui, mais avec des précautions.
La prise de photo lors du pointage peut renforcer la fiabilité du système, mais elle constitue une donnée biométrique indirecte. Selon la CNIL, ce dispositif ne peut être utilisé que s’il est proportionné au but recherché et s’il ne porte pas atteinte à la vie privée.
Nos conseils :
Ne rendez pas la photo obligatoire pour tous. Privilégiez une prise aléatoire ou limitée à certains cas d’usage (suspicion de fraude par exemple).
Expliquez clairement dans la note d’information l’usage de la photo.
Sécurisez ces images et limitez leur durée de conservation.
Quelles règles s’appliquent à l’utilisation de la géolocalisation pour le pointage ?
La géolocalisation est encadrée strictement par la CNIL. Elle peut être utilisée uniquement si elle est indispensable pour justifier des horaires de travail (ex : salarié itinérant, interventions sur plusieurs sites).
Avant de l’activer :
Assurez-vous qu’il n’existe pas d’alternative moins intrusive
Excluez bien les salariés en forfait jour de ce système
Précisez dans votre note d’information la finalité exacte du suivi par géolocalisation mais aussi l’identité du responsable de traitement, les finalités poursuivies, la base légale du dispositif, les destinataires des données issues de ce dispositif, le droit d’opposition pour motif légitime, la durée de conservation des données, les droits d’accès et rectification et la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la CNIL
Informez ou consultez vos instances représentatives du personnel avant toute décision d’installer un dispositif de géolocalisation.
Renseignez cette information dans votre règlement intérieur d’entreprise, ou bien sur votre intranet, dans une rubrique “Politique de protection des données > Géolocalisation”. À défaut, vous devez être en mesure de fournir cette information sur demande.
Privilégiez la mise à disposition de téléphones portables professionnels destinés à cet usage
Interdisez la géolocalisation en dehors du temps de travail
Ne collectez pas de données en continu si ce n’est pas nécessaire (elles sont supprimées au bout de 30 jours sur Combo)
La mesure doit toujours être proportionnée et respectueuse de la vie privée.
Combien de temps puis-je conserver les données d’émargement ?
La CNIL recommande une durée maximale de conservation de 5 ans pour les données liées à la gestion des heures travaillées, dans le cadre du droit du travail.
Dois-je informer ou consulter les représentants du personnel ?
Oui, si votre entreprise dispose d’un CSE, il est obligatoire de le consulter avant la mise en place d’un dispositif de contrôle de l’activité des salariés.
Cela passe par :
une présentation claire du dispositif (objectifs, fonctionnement, données collectées…)
une consultation formelle avec avis du CSE (même si celui-ci est consultatif)
une modification du règlement intérieur si le dispositif est permanent ou intrusif
N’oubliez pas également d’afficher l’information dans l’entreprise pour que chacun puisse y accéder facilement.
Quelles sont les sanctions en cas de non-respect de ces obligations ?
Ne pas respecter ces obligations peut avoir des conséquences lourdes :
Devant les prud’hommes, les pointages peuvent être écartés comme preuve si le dispositif n’a pas été correctement mis en place
En cas de contrôle de la CNIL, vous vous exposez à des sanctions financières
Vos salariés peuvent aussi exercer un droit d’opposition, voire saisir la CNIL ou les tribunaux pour atteinte à la vie privée
En résumé : mieux vaut anticiper et encadrer dès le début votre solution de pointage, plutôt que de courir après les régularisations.