¿Cómo cumplir vuestras obligaciones desde la implantación del control de presencia?
En cuanto activéis un sistema de fichaje, os convertís en responsables de un tratamiento de datos personales sujeto al RGPD y a la LOPDGDD.
Base jurídica del tratamiento: El control del tiempo de trabajo se fundamenta en la obligación legal (artículo 6.1.c del RGPD y artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores) — el empresario está obligado a registrar y justificar las horas trabajadas. Esta base jurídica no requiere el consentimiento de los trabajadores, pero prohíbe cualquier uso de los datos más allá de esta finalidad.
Finalidad estricta: El sistema debe utilizarse exclusivamente para el control del tiempo de trabajo — no puede emplearse para supervisar comportamientos ni rendimiento.
Proporcionalidad: Adaptad el nivel de seguimiento a vuestras necesidades reales. Un fichaje al minuto no está justificado para todos los perfiles de trabajadores.
Seguridad: Limitad el acceso a los datos de fichaje a las personas cuyo rol lo justifique.
¿Cómo informar a vuestros empleados antes de activar el fichaje?
Informad a vuestros trabajadores por escrito antes de cualquier activación. La nota informativa debe cubrir obligatoriamente los 5 elementos siguientes:
La finalidad del fichaje (ej.: control del tiempo de trabajo).
Las modalidades de funcionamiento (ej.: mediante una aplicación o una tableta).
Los tipos de datos recogidos (ej.: horarios, foto, geolocalización).
El plazo de conservación (30 días en Combo; archivo legal de 4 años a vuestro cargo mediante exportación).
Los derechos de los trabajadores (acceso, rectificación, oposición, reclamación ante la AEPD).
La AEPD exige que los trabajadores sean informados con suficiente antelación antes de la puesta en marcha del dispositivo, de modo que puedan conocer las condiciones y ejercer sus derechos.
Modelo de nota informativa para trabajadores — personalizable
Nota informativa — Implantación de un sistema de control del tiempo de trabajo
Responsable del tratamiento: [Nombre de la empresa] — [Nombre y cargo del responsable]
Finalidad: Control del tiempo de trabajo de los empleados, en cumplimiento de las obligaciones legales del empresario (artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores y Real Decreto-ley 8/2019).
Base jurídica: Obligación legal en virtud del artículo 6.1.c del RGPD y la LOPDGDD (Ley Orgánica 3/2018).
Modalidades de funcionamiento: El fichaje se realiza mediante [aplicación móvil / tableta en el establecimiento] a la entrada y salida de cada turno. [Indicar si se activa foto o geolocalización.]
Datos recogidos: Horarios de entrada y salida [, foto de verificación manual] [, localización GPS].
Plazo de conservación: 30 días en la aplicación Combo (retención técnica). Los datos exportados son archivados por el empresario durante 4 años, conforme al artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, y puestos a disposición de la Inspección de Trabajo y de los representantes de los trabajadores si son requeridos.
Destinatarios: [Nombre(s) de los responsables de RRHH / gestores con acceso a los datos].
Derechos de los trabajadores: Tenéis derecho de acceso, rectificación y oposición por motivo legítimo. Para ejercer estos derechos, contactad con [dirección de correo electrónico o persona de contacto designada]. También podéis presentar una reclamación ante la AEPD (www.aepd.es).
Hecho en [Ciudad], el [Fecha] — [Firma del responsable]
¿Cómo gestionar la foto y el reconocimiento facial en el fichaje?
La foto de fichaje y el reconocimiento facial son dos dispositivos con regímenes jurídicos distintos.
Foto de verificación en Combo:
La foto tomada durante el fichaje es una captura visual a título de verificación — no realiza ningún reconocimiento facial automatizado.
Constituye no obstante un dato personal: mencionad explícitamente su uso en vuestra nota informativa.
No hagáis la foto obligatoria para todos — dad preferencia a una toma aleatoria o dirigida (ej.: sospecha de fraude).
Limitad el acceso a las fotos a las personas autorizadas y asegurad su almacenamiento.
Reconocimiento facial:
El reconocimiento facial constituye un tratamiento de datos biométricos en el sentido del artículo 9 del RGPD — una categoría de datos sensibles sujeta a obligaciones mucho más estrictas que el fichaje estándar.
Requiere el consentimiento explícito del trabajador o una excepción legal estricta — condiciones muy difíciles de reunir en el contexto habitual de RRHH.
⚠️ Combo no ofrece reconocimiento facial. Cualquier foto tomada durante el fichaje debe ser verificada manualmente por un responsable autorizado — no se realiza ningún tratamiento automatizado.
¿Cómo utilizar la geolocalización respetando las normas de la AEPD?
La geolocalización está estrictamente regulada por la AEPD. Solo está autorizada si es imprescindible para justificar los horarios (ej.: trabajador itinerante, intervenciones en varios centros).
Antes de activarla:
Verificad que no existe una alternativa menos intrusiva.
Excluid del dispositivo a los trabajadores con jornada de dirección o régimen especial.
Mencionad en vuestra nota informativa: la finalidad exacta, la identidad del responsable del tratamiento, la base jurídica, los destinatarios de los datos, los derechos de oposición y acceso, el plazo de conservación y la posibilidad de reclamar ante la AEPD.
Informad o consultad a los representantes de los trabajadores antes de cualquier activación.
Registrad esta información en la política de privacidad de la empresa o en la intranet.
Poned a disposición teléfonos profesionales dedicados si es posible.
Desactivad la geolocalización fuera del horario de trabajo.
Evitad la recogida de datos en continuo si no es necesaria.
⚠️ Los datos de geolocalización se eliminan al cabo de 30 días en Combo — exportad vuestros registros antes de este plazo si los necesitáis para vuestros archivos.
¿Cuánto tiempo conservar los datos de control de presencia?
Se aplican dos plazos distintos que no designan lo mismo:
30 días en Combo: Plazo de retención técnica en la aplicación. Pasado este plazo, los datos de fichaje ya no son accesibles en Combo.
4 años (obligación legal): Plazo legal de conservación de los registros de jornada, conforme al artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Estos registros deben poder ponerse a disposición de la Inspección de Trabajo y de los representantes de los trabajadores en caso de requerimiento.
⚠️ Para cumplir vuestras obligaciones legales, exportad regularmente vuestros informes de fichaje desde Combo y archivadlos fuera de la aplicación. Combo garantiza la retención técnica durante 30 días — la conservación legal durante 4 años es vuestra responsabilidad.
¿Cómo implicar a los representantes de los trabajadores según el tamaño de la empresa?
Las obligaciones varían según el número de trabajadores de vuestra empresa.
Empresas de 50 trabajadores o más:
Presentad claramente el dispositivo al Comité de Empresa (objetivos, funcionamiento, datos recogidos).
Organizad una consulta formal con dictamen del Comité de Empresa — obligatoria antes de cualquier activación.
Actualizad vuestra política de privacidad interna si el dispositivo es permanente o intrusivo.
Exponed la información en la empresa para que cada trabajador pueda acceder a ella.
Empresas de 6 a 49 trabajadores:
Informad y consultad a los Delegados de Personal antes de la activación del dispositivo.
Su consulta previa es obligatoria conforme al Estatuto de los Trabajadores.
Empresas de menos de 6 trabajadores:
No hay representación formal de trabajadores a este nivel.
La información individual escrita de cada trabajador sigue siendo obligatoria en todos los casos.
¿Cómo evitar las sanciones derivadas de un control de presencia no conforme?
El incumplimiento de estas obligaciones puede acarrear consecuencias graves:
Los registros de fichaje pueden ser rechazados como prueba ante el Juzgado de lo Social si el dispositivo no se ha implantado correctamente.
La Inspección de Trabajo puede imponer sanciones económicas por incumplimiento del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.
Una inspección de la AEPD puede derivar en sanciones por vulneración del RGPD o la LOPDGDD.
Los trabajadores pueden ejercer un derecho de oposición o reclamar ante la AEPD por vulneración de su privacidad.
Anticipad y regulad vuestro sistema de fichaje desde el principio — las regularizaciones a posteriori son más complejas y arriesgadas que el cumplimiento inicial.
FAQ
¿La base jurídica del fichaje es el consentimiento del trabajador?
¿La base jurídica del fichaje es el consentimiento del trabajador?
No. La base jurídica es la obligación legal (artículo 6.1.c del RGPD). El empresario no necesita el consentimiento de los trabajadores para implantar un control del tiempo de trabajo, pero no puede utilizar estos datos con otras finalidades.
¿Combo elimina automáticamente mis datos de fichaje después de 30 días?
¿Combo elimina automáticamente mis datos de fichaje después de 30 días?
Sí, los datos de fichaje dejan de estar accesibles en Combo después de 30 días. Para cumplir la obligación legal de conservación durante 4 años, exportad regularmente vuestros informes de fichaje y archivadlos fuera de la aplicación.
¿Una foto tomada durante el fichaje es biometría?
¿Una foto tomada durante el fichaje es biometría?
No, en Combo. La foto sirve para la verificación manual por un responsable — Combo no realiza ningún reconocimiento facial automatizado. La biometría en el sentido del artículo 9 del RGPD implica una identificación automatizada a partir de características físicas.
Mi empresa tiene 8 trabajadores — ¿debo consultar a los representantes antes de activar el fichaje?
Mi empresa tiene 8 trabajadores — ¿debo consultar a los representantes antes de activar el fichaje?
Sí. A partir de 6 trabajadores, existe la figura del Delegado de Personal, cuya consulta previa es obligatoria antes de activar un dispositivo de control. En cualquier caso, la información individual escrita de cada trabajador es siempre obligatoria.
¿Puedo hacer la foto obligatoria para todos mis trabajadores?
¿Puedo hacer la foto obligatoria para todos mis trabajadores?
La AEPD desaconseja hacer la foto sistemáticamente obligatoria. Dad preferencia a una toma aleatoria o dirigida (sospecha de fraude). Si la activáis, mencionadlo explícitamente en vuestra nota informativa.