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Faire signer électroniquement les documents à mes employés
Faire signer électroniquement les documents à mes employés
Kimberley avatar
Écrit par Kimberley
Mis à jour aujourd’hui

En tant qu’employeur, vous avez de nombreuses étapes et démarches administratives à suivre à l’embauche d’un collaborateur ! Combo vous permet de gagner du temps en envoyant les documents de votre choix par e-mail à vos collaborateurs et les faire signer électroniquement, que ce soit depuis le profil de votre salarié ou depuis l’onglet RH.

À savoir : La signature électronique des documents peut être envoyée par les directeurs et admins.


Faire signer le document de votre salarié

RDV dans le profil de votre salarié > Rubrique Documents :

  • Cliquez sur le document à faire signer puis “Faire signer le document” : une prévisualisation du document vous permet de vérifier que tout est bon !

  • Cochez "Faire signer votre employé" pour l’ajouter aux signataires

  • Sélectionnez l’ensemble des collaborateurs qui doivent signer le document (possible jusqu’à 💯 !)

  • Invitez ou non les signataires à signer l’un après l’autre. Si vous cochez l’option, alors l’ordre des signataires choisis déterminera l’ordre pour la signature. Le 1er salarié de la liste sera le 1er à signer

  • Programmez au besoin une relance automatique au bout de 1, 7, 14 ou 28 jours

Vous retrouvez la liste des documents envoyés à signature avec la liste des signataires, la date d'envoi et le statut. Une fois le document signé par tous, vous recevez un e-mail de confirmation et pouvez le télécharger ! 🥳

À savoir : Vous pouvez aussi faire la demande depuis l’onglet RH > Signature électronique directement ! Rien de plus simple, c’est la même démarche ! Il vous suffira juste d’importer avant le document de votre choix en cliquant sur "Nouvelle demande de signature", le nommer, l’ajouter au format .PDF ou .docx (5 mo max) et de l’attribuer ou non à un salarié précis.


Suivre l’état des signatures de vos collaborateurs

Pour suivre l’état de chaque document, il vous suffit de consulter la couleur de l'icône à gauche du document depuis le profil ou bien le statut à droite depuis l’onglet RH :

  • 🟢 / Signé : tous les signataires ont signé, vous pouvez télécharger le document

  • 🟠 / En attente : on attend encore la signature d’une des personnes. Si la relance automatique n’a pas été activée, vous pouvez renvoyer un mail grâce au bouton 🔄

  • 🔴 / Échoué : le document n’a pas été envoyé au destinataire (taille maximale non respectée par exemple). Recréez la demande de signature pour relancer la démarche

À savoir : Depuis l’onglet RH > Signature électronique, vos directeurs et admins ont la possibilité de télécharger les preuves de signature. Ces dernières justifient le processus de signature et valident la signature électronique !

Pour faciliter votre navigation, filtrez par statut, établissement ou collaborateur.


Annuler l'envoi pour signature d’un document

Vous souhaitez recommencer l'envoi pour signature ou l'annuler totalement ? Pas de souci, c'est possible ! 💡

RDV dans le profil de votre salarié > Rubrique Documents :

  • Ouvrez le document à annuler

  • Cliquez sur "Annuler la demande en signature"

  • Choisissez ou non de le supprimer également dans le profil des signataires

  • Confirmez

À savoir : Vous pouvez aussi l’annuler depuis l’onglet RH > Signature électronique exactement de la même manière.

Avez-vous trouvé la réponse à votre question ?